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Wann sollten Sie ein überfälliges Konto an ein Inkasso geben?

Nicht jede überfällige Rechnung gehört ins Inkasso. Fristen als Richtwert, interne Schritte zuerst, Kosten der Inkassobüros und welche Unterlagen Sie brauchen.

15. Oktober 2026 · 6 Min. Lesezeit

Fast jedes Unternehmen hat eine Rechnung, die einfach nicht bezahlt wird. Die schwierige Frage lautet nicht, ob man hinterherläuft, sondern wann man die Sache abgibt. Zu früh, und Sie verlieren womöglich einen Kunden, der nur abgelenkt war. Zu spät, und das Geld wird schwerer einzutreiben. Dieser Leitfaden beantwortet die Fragen, die Inhaber und Finanzteams am häufigsten stellen.

Wie überfällig ist überfällig genug?

Eine allgemeingültige Frist gibt es nicht, aber diese Schwellen taugen als praktische Orientierung:

• 1 bis 30 Tage überfällig. Behandeln Sie es als Erinnerungsproblem. Die meisten Verspätungen sind Versehen oder Freigabeverzögerungen.
• 31 bis 60 Tage überfällig. Eskalieren Sie persönlich. Ein Telefonat und ein schriftliches Schreiben gehören in die Akte.
• 61 bis 90 Tage überfällig. Phase der letzten Mahnung. Sagen Sie klar, dass das Konto bei Nichtzahlung an ein Inkassobüro geht.
• 90 Tage oder mehr. Ziehen Sie ernsthaft ein Inkassobüro in Betracht. Die Erfolgsquote sinkt, je älter eine Forderung wird, und viele Büros erzielen die besten Ergebnisse bei Fällen unter sechs Monaten.

Passen Sie die Werte an Ihre Zahlungsbedingungen und Branche an. Eine Rechnung mit 90 Tagen Zahlungsziel ist am 60. Tag nicht überfällig, während ein Kunde, der nicht mehr erreichbar ist, umgezogen ist oder Anzeichen von Zahlungsunfähigkeit zeigt, schnelleres Handeln rechtfertigen kann.

Was sollten Sie intern zuerst tun?

Prüfen, dass die Forderung unstrittig ist

Stellen Sie sicher, dass Ware oder Leistung geliefert wurde, die Rechnung angekommen ist und keine Gutschrift aussteht. Inkassobüros tun sich schwer mit strittigen Beträgen, und eine falsche Forderung kann Sie Kunden und Ruf kosten.

Den tatsächlichen Zahler erreichen

Sprechen Sie mit der Kreditorenbuchhaltung, nicht nur mit dem, der bestellt hat. Ein kurzer Anruf deckt oft eine fehlende Bestellnummer oder einen Bankfehler auf, den eine dritte E-Mail nie finden würde.

Einer klaren Eskalationsfolge folgen

Senden Sie eine freundliche Erinnerung, dann eine bestimmte Nachfrage, dann eine förmliche letzte Mahnung mit Betrag, festem Datum, den nach Vertrag zulässigen Verzugskosten und den nächsten Schritten. Halten Sie jede Nachricht kurz und sachlich.

Neue Leistungen pausieren

Stoppen Sie neue Aufträge oder Lieferungen bei einem Konto mit hohem überfälligem Saldo. Das begrenzt Ihr Risiko und schafft oft schneller Aufmerksamkeit als jeder Brief.

Was kostet ein Inkassobüro?

Die meisten arbeiten auf Erfolgsbasis: Sie behalten einen Prozentsatz des Eingetriebenen und berechnen nichts, wenn nichts hereinkommt. Die Gebühren liegen meist bei etwa 15 bis 30 % des eingezogenen Betrags, bei älteren, kleineren oder grenzüberschreitenden Forderungen eher am oberen Ende. Manche verlangen zusätzlich Pauschalen oder Monatsmindestbeträge, lassen Sie sich die vollständige Gebührenordnung schriftlich geben. Bei einer Rechnung über 5.000, die zu 25 % eingetrieben wird, erhalten Sie 3.750. Das ist weit besser als nichts, zeigt aber, warum ein erfolgreicher interner Versuch am 45. Tag besser ist als ein Inkassobüro am 180. Tag. Vergleichen Sie das auch mit dem Rechtsweg, der meist Gerichts- und Anwaltskosten im Voraus bedeutet.

Und was ist mit Kundenbeziehung und Compliance?

Ein Inkassobüro handelt in Ihrem Namen, sein Verhalten ist also Ihr Ruf. Wählen Sie ein zugelassenes, seriöses Büro und fragen Sie, wie es mit Beschwerden umgeht. Die Regeln unterscheiden sich je nach Land: Viele regeln Kontaktzeiten, Tonfall, was Dritten offengelegt werden darf und wie personenbezogene Daten verarbeitet werden, und Verbraucherforderungen sind meist strenger reguliert als Geschäftsforderungen. Prüfen Sie auch die Verjährung, denn vielerorts ist eine alte Forderung nach wenigen Jahren nicht mehr durchsetzbar. Lassen Sie Vertrag und Briefvorlagen einmal juristisch prüfen. Bei strategischen Kunden lohnt ein letzter Anruf durch eine ranghohe Person, bevor das Konto Ihre Hände verlässt.

Was sollten Sie vor der Übergabe vorbereiten?

• Den unterschriebenen Vertrag oder die Auftragsbestätigung samt Zahlungsbedingungen
• Rechnungen, Kontoauszüge und Liefer- oder Leistungsnachweise
• Ein datiertes Protokoll aller Erinnerungen, Anrufe und Antworten
• Die letzte Mahnung, die Sie gesendet haben
• Aktuelle Kontaktdaten, einschließlich Firmenname und Register- oder Steuernummer
• Etwaige Streitpunkte, Teilzahlungen oder Zahlungszusagen

Saubere Unterlagen beschleunigen die Eintreibung und schützen Sie, falls der Schuldner die Forderung bestreitet.

Welche Alternativen gibt es?

• Ratenzahlung. Raten nach einem unterschriebenen Plan bringen oft mehr als Härte, besonders bei einem zahlungswilligen, aber knappen Kunden. Verlangen Sie eine erste Zahlung sofort und eine Klausel, nach der bei einer versäumten Rate der Restbetrag fällig wird.
• Teilvergleich. 80 % jetzt können besser sein, als ein Jahr lang 100 % zu jagen, wenn der Kunde finanziell angeschlagen ist.
• Mediation oder Mahnverfahren. Geeignet für mittlere, gut dokumentierte Forderungen, bei denen Sie ein verbindliches Ergebnis wollen.
• Abschreibung. Bei sehr kleinen Beträgen können die Eintreibungskosten die Summe übersteigen. Buchen Sie sie aus und lernen Sie daraus.

Ein praktisches Vorgehen

Legen Sie Ihren eigenen Zeitplan fest und halten Sie ihn ein, zum Beispiel Erinnerungen an Tag 1 und 14, ein Anruf an Tag 30, die letzte Mahnung an Tag 60 und die Übergabe an Tag 90, falls keine Einigung steht. Eine Tabelle genügt, solange das Volumen klein ist. Danach kann ein Werkzeug wie FulcrumGrid Collection Erinnerungen, Zahlungszusagen und Notizen je Konto an einem Ort bündeln, damit die Dokumentation bereitliegt, wenn Sie sie brauchen.

Versuchen Sie es zuerst selbst, dokumentieren Sie alles und geben Sie ein Konto erst ab, wenn Ihre eigenen Schritte wirklich ausgeschöpft sind.

Häufige Fragen

Schadet ein Inkassobüro meiner Kundenbeziehung?

Das kann passieren, deshalb sollten Sie zuerst eigene Schritte versuchen und den Kunden vor der Übergabe warnen. Ein seriöses Büro, das Regeln und einen respektvollen Ton einhält, begrenzt den Schaden.

Darf ich vor dem Inkasso Zinsen oder Verzugskosten berechnen?

In der Regel ja, wenn Ihr Vertrag oder das örtliche Recht es erlaubt und Sie es auf Rechnung oder in den Bedingungen angegeben haben. Prüfen Sie die Regeln Ihres Landes, manche begrenzen den Satz.

Was, wenn der Kunde die Rechnung bestreitet?

Klären Sie zuerst den Streit. Die meisten Büros übernehmen keine strittigen Fälle, und das Durchsetzen einer bestrittenen Forderung kann Ihrem Ruf schaden und einen späteren Rechtsstreit schwächen.

Ist es besser, die Forderung zu verkaufen oder ein Büro auf Erfolgsbasis zu beauftragen?

Der Verkauf bringt sofort Geld, aber mit hohem Abschlag, oft nur einen kleinen Bruchteil des Nennwerts. Die Erfolgsbasis lässt mehr Potenzial, wenn die Forderung einbringlich ist. Verkäufe eignen sich vor allem für alte, große Portfolios.

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