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Was ist ein Kontoauszug und wann sollten Sie ihn versenden?

Ein Kontoauszug listet alle Rechnungen, Zahlungen und Gutschriften eines Kunden samt offenem Saldo auf; so unterscheidet er sich von der Rechnung und so setzen Sie ihn ein.

10. Oktober 2026 · 5 Min. Lesezeit

Ein Kontoauszug (im Geschäftsverkehr oft Kontoabstimmung oder Saldenbestätigung genannt) fasst zusammen, was in einem bestimmten Zeitraum zwischen Ihnen und einem Kunden geschehen ist: die ausgestellten Rechnungen, die eingegangenen Zahlungen, etwaige Gutschriften oder Korrekturen und der noch offene Saldo. Man kann ihn sich als das laufende Kundenkonto aus Ihrer Sicht vorstellen. Er fordert nicht die Zahlung einer neuen Position, sondern zeigt, wo das gesamte Konto steht.

Kontoauszug oder Rechnung?

Die beiden Dokumente werden oft verwechselt, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben.

• Eine Rechnung fordert die Zahlung für einen bestimmten Verkauf oder eine bestimmte Leistung. Sie wird einmal ausgestellt, trägt eigene Nummer und Fälligkeit und löst in der Regel die Zahlung aus.
• Ein Kontoauszug ist eine periodische Zusammenfassung des Kontos. Er listet viele Vorgänge auf, zeigt, was bezahlt ist und was nicht, und nennt einen einzigen Schlusssaldo.

Der Kontoauszug ersetzt keine Rechnung und ist in der Regel kein Steuerdokument. Kunden brauchen die Originalrechnungen weiterhin für ihre Unterlagen. Was der Auszug beisteuert, ist der Gesamtüberblick: Er macht eine fehlende Zahlung, eine doppelte Belastung oder eine Rechnung, die der Kunde nie erhalten hat, leicht sichtbar.

Was ein Kontoauszug enthalten sollte

• Ihre Angaben und die des Kunden: Firmennamen, Anschriften sowie Kundennummer oder Referenz.
• Datum und Berichtszeitraum: zum Beispiel 1. bis 30. September, damit klar ist, was er abbildet.
• Der Anfangssaldo: was zu Beginn des Zeitraums offen war.
• Jeder Vorgang in zeitlicher Reihenfolge: Rechnungsnummern und -daten, Zahlungseingänge, Gutschriften und Korrekturen, jeweils mit Betrag.
• Der Schlusssaldo: die aktuell insgesamt offene Summe.
• Eine Fälligkeitsübersicht: der Saldo aufgeteilt in nicht fällig, 1 bis 30 Tage überfällig, 31 bis 60 Tage und über 60 Tage, damit der Kunde sieht, was zuerst Aufmerksamkeit braucht.
• Zahlungsangaben und Konditionen: wie zu zahlen ist, wohin die Zahlungsavis gehen und wen man bei Fragen kontaktiert.

Wann sollten Sie ihn senden?

Der Zeitpunkt ist gesetzlich nicht festgelegt, der passende Rhythmus hängt also von Ihrem Geschäft und Ihren Kunden ab. Ein sinnvoller Ausgangspunkt:

• Monatlich als Standard: Senden Sie kurz nach Monatsende an jeden Kunden mit offenem Saldo. Das passt zum Rhythmus, in dem die meisten Buchhaltungen abschließen und Zahlläufe planen.
• Häufiger bei aktiven Konten: Wird ein Kunde wöchentlich fakturiert oder hat er große, schnell wechselnde Salden, hält ein zwei- oder wöchentlicher Auszug beide Seiten auf Stand.
• Wenn ein Konto überfällig wird: Der Auszug zeigt überfällige Posten neutral neben bereits erhaltenen Zahlungen und wirkt oft als sanfte erste Erinnerung.
• Auf Anfrage oder vor einem Streit: Kunden, Prüfer und Kreditgeber verlangen mitunter einen Auszug zur Saldenbestätigung. Senden Sie einen vor einer Bonitätsprüfung oder dem Jahresabschluss.
• Wenn nichts passiert: Ein Kunde ohne Bewegung und mit Saldo null braucht keinen Auszug; er erzeugt nur Rauschen.

Wie der Kunde den Auszug abgleicht

Abgleichen heißt prüfen, ob Ihr Auszug mit dem Lieferantenkonto des Kunden übereinstimmt. Kunden gehen dabei meist in vier Schritten vor:

• Jede Rechnung zuordnen: Sie haken jede Rechnung des Auszugs gegen die eigenen gebuchten ab.
• Jede Zahlung zuordnen: Sie prüfen, ob jede geleistete Zahlung auftaucht, mit richtigem Datum und Betrag.
• Differenzen klären: Häufige Ursachen sind eine nie erhaltene Rechnung, eine noch unterwegs befindliche Zahlung, eine nicht verrechnete Gutschrift oder eine falsch zugeordnete Zahlung.
• Antworten: Sie bestätigen den Saldo und planen die Zahlung oder senden die abweichenden Posten konkret zurück.

Sie erleichtern das erheblich, wenn Rechnungsnummern genau so erscheinen wie auf den Originalrechnungen und die Bestellnummer des Kunden mit aufgeführt wird.

Tipps für bessere Kontoauszüge

• Zuerst die eigenen Daten bereinigen: Nicht zugeordnete Zahlungen und nicht ausgestellte Gutschriften sind der häufigste Grund für einen fehlerhaften Auszug.
• Gut lesbar gestalten: Datumsreihenfolge, klare Bezeichnungen und ein Saldo am Ende. Heben Sie überfällige Posten hervor, statt sie zu verstecken.
• An die richtige Person senden: an die Kreditorenbuchhaltung, nicht nur an den Besteller.
• Eine kurze Notiz beifügen: Die Bitte, Abweichungen binnen weniger Tage zu melden, macht aus Streitfällen schnelle Korrekturen.
• Nachfassen: Zeigt der Auszug Überfälliges und passiert nichts, erinnern Sie, statt auf den nächsten Zyklus zu warten.

Viele Teams erstellen Kontoauszüge von Hand aus einer Tabelle, was langsam und fehleranfällig ist. FulcrumGrid Collection verknüpft Rechnungen, Zahlungen und Nachfassaktionen mit jedem Kunden, sodass Sie den aktuellen Saldo und das Überfällige sehen, bevor Sie etwas versenden. Es kann keinen Kunden zum Zahlen zwingen, verringert aber den manuellen Aufwand und hält das Versendete im Einklang mit Ihren Buchungen.

Häufige Fragen

Was ist ein Kontoauszug?

Eine Zusammenfassung aller Rechnungen, Zahlungen, Gutschriften und Korrekturen zwischen einem Unternehmen und einem Kunden in einem Zeitraum, die mit dem aktuell offenen Saldo endet. Sie zeigt den Stand des gesamten Kontos, nicht nur eines Verkaufs.

Ist ein Kontoauszug dasselbe wie eine Rechnung?

Nein. Eine Rechnung fordert die Zahlung eines bestimmten Verkaufs und wird einmal ausgestellt. Ein Kontoauszug fasst viele Vorgänge und den Gesamtsaldo zusammen. Er ersetzt nicht die Originalrechnungen, die der Kunde für seine Unterlagen braucht.

Wie oft sollte ich Kontoauszüge senden?

Die meisten Unternehmen senden sie monatlich kurz nach Monatsende. Bei aktiven Konten häufiger, und bei überfälligen Konten dient ein Auszug als sanfte Erinnerung. Kunden ohne Aktivität und mit Saldo null können Sie auslassen.

Was sollte ein Kunde tun, wenn der Auszug nicht zu seinen Unterlagen passt?

Jede Rechnung und Zahlung Zeile für Zeile vergleichen, die Differenzen finden (fehlende Rechnung, Zahlung unterwegs, nicht verrechnete Gutschrift) und dem Absender die betroffenen Posten nennen, damit beide Seiten korrigieren können.

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