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Wie gehen Sie mit Referenzanfragen zu ehemaligen Mitarbeitern um?

Fragen und Antworten für Inhaber kleiner Unternehmen: was Sie mitteilen dürfen, warum Einwilligung und ein fester Ansprechpartner zählen und was Sie meiden sollten.

19. Oktober 2026 · 6 Min. Lesezeit

Früher oder später kommt der Anruf oder die E-Mail: „Wir ziehen eine Ihrer ehemaligen Mitarbeiterinnen in Betracht. Können Sie uns sagen, wie die Zusammenarbeit war?“ In einem kleinen Betrieb ohne Personalabteilung ist es leicht, sofort, herzlich und offen zu antworten, und ebenso leicht, es später zu bereuen. Diese Fragen und Antworten zeigen, wie Sie Referenzanfragen ruhig und einheitlich behandeln. Es handelt sich um allgemeine Hinweise, nicht um Rechtsberatung. Die Regeln unterscheiden sich je nach Land, prüfen Sie deshalb die örtlichen Vorgaben oder fragen Sie bei ungewöhnlichen Fällen einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Warum brauchen Sie überhaupt eine Referenzregel?

Ohne sie antwortet jede Führungskraft anders. Die eine lobt einen Freund in den höchsten Tönen, die andere schweigt über jemanden, der Schwierigkeiten hatte, und eine dritte teilt Details, die den Betrieb nie hätten verlassen sollen. Uneinheitlichkeit schafft das Risiko: Wer als ehemaliger Mitarbeiter erfährt, dass andere freundlichere Auskünfte bekamen, darf berechtigt nach dem Grund fragen. Eine kurze schriftliche Regel sorgt dafür, dass die Antwort immer gleich ausfällt, und schützt Unternehmen und Betroffene.

Was dürfen Sie bedenkenlos mitteilen?

Am sichersten ist eine neutrale Auskunft, die sich auf Tatsachen beschränkt, die Sie aus Ihren Unterlagen belegen können:

• Beschäftigungszeitraum. Eintritts- und Austrittsdatum.
• Stellenbezeichnung. Und, wenn hilfreich, die wichtigsten Aufgaben in ein bis zwei Sätzen.
• Wiedereinstellung. Freiwillig. Ein schlichtes „Ja“ oder „Nein“ kann gehen, wenn Sie es bei allen gleich handhaben, doch viele lassen es weg, weil ein „Nein“ Nachfragen provoziert.

Gehalt, Austrittsgründe, Leistungsbeurteilungen, Abmahnungen, Gesundheit, Familienverhältnisse und alles Persönliche bleiben außen vor, es sei denn, die ehemalige Beschäftigte wünscht die Weitergabe und das Recht erlaubt sie. Im Zweifel sagen Sie lieber weniger.

Brauchen Sie eine schriftliche Einwilligung?

Für alles, was über Zeitraum und Stellenbezeichnung hinausgeht, ja, holen Sie sie schriftlich ein. Eine kurze unterschriebene Notiz oder eine E-Mail der ehemaligen Beschäftigten genügt, sofern darin steht, wer anfragen darf, was Sie mitteilen dürfen und idealerweise wie lange. Manche Arbeitgeber holen die Einwilligung mit den Austrittsunterlagen ein, damit sie bereits vorliegt. Ohne Einwilligung bestätigen Sie nur das Allernötigste, und in manchen Ländern ist selbst das mit Vorsicht zu behandeln, halten Sie sich also an die örtlichen Regeln.

Wer sollte Referenzanfragen beantworten?

Bestimmen Sie einen festen Ansprechpartner, etwa die Inhaberin, eine Personalverantwortliche oder den Büroleiter, und informieren Sie das ganze Team. Für alle anderen gilt eine Regel: nicht antworten, Name, Firma und Telefonnummer notieren und weitergeben. So vermeiden Sie gut gemeinte Plaudereien an der Kaffeemaschine, lockere Antworten per Messenger und Kommentare in sozialen Netzwerken. Prüfen Sie vor jeder Auskunft, ob der Anrufer echt ist, indem Sie über die Zentrale seines Unternehmens zurückrufen und nicht unter der genannten Nummer.

Was sollten Sie nicht sagen?

• Meinungen und Klatsch. „Schwierig“, „faul“ oder „passt perfekt zu uns“ sind Urteile, keine Tatsachen.
• Spekulationen. Raten Sie nie, warum jemand gegangen ist oder was er als Nächstes tut.
• Alles, was Sie nicht belegen können. Steht es in keinem Dokument, keiner Akte und keinem dokumentierten Gespräch, lassen Sie es weg.
• Private oder geschützte Angaben. Gesundheit, Schwangerschaft, Alter, Religion, Beschwerden oder Rechtsstreitigkeiten.
• Vertrauliche Randbemerkungen. Die gibt es nicht. Alles Gesagte kann weitererzählt werden.

Das rechtliche Risiko liegt meist in übler Nachrede oder Verleumdung, also einer unwahren Tatsachenbehauptung, die den Ruf schädigt, wobei eine ehrlich und ohne Schädigungsabsicht erteilte Auskunft oft besser geschützt ist. Übertriebenes Lob ist ebenfalls riskant: Verschweigen Sie schwerwiegende Probleme und entsteht dem nächsten Arbeitgeber ein Schaden, kann es unangenehme Fragen geben. Wer sich an überprüfte Tatsachen hält, vermeidet beides.

Wie schreiben Sie eine gute Referenz für jemanden, der im Guten geht?

Neutral als Grundregel heißt nicht kühl. Verlässt Sie ein geschätzter Mitarbeiter, können Sie ein unterschriebenes Empfehlungsschreiben ausstellen, das zutreffend und konkret ist: Zeitraum, Stelle, Aufgaben und zwei oder drei greifbare Stärken, etwa „betreute unsere Lieferantenbeziehungen und verringerte Lieferverzögerungen um ein Drittel“. Stimmen Sie den Wortlaut vor dem Abschied mit dem Mitarbeiter ab, geben Sie ihm Kopien und vermerken Sie, ob das Schreiben für das Unternehmen oder nur persönlich für den Verfasser spricht. Ein fertiges Schreiben in der Hand des Mitarbeiters verringert zudem die späteren Anrufe.

Was sollten Sie dokumentieren?

Führen Sie für jede Anfrage ein einfaches Protokoll: Datum, wer für welche Firma gefragt hat, ob die Einwilligung vorlag, was mitgeteilt wurde und wer geantwortet hat. Legen Sie es bei den Personalunterlagen ab, begrenzen Sie den Zugriff und löschen Sie es gemäß Ihren Aufbewahrungsfristen. Kommt es zum Streit, ist ein klares Protokoll eines einheitlichen Vorgehens Ihr bester Schutz.

Eine neutrale Regel, schriftliche Einwilligung, eine Stimme und ein kurzes Protokoll: Mehr brauchen die meisten kleinen Betriebe nicht, um Referenzen fair und gelassen zu handhaben.

Häufige Fragen

Sind wir gesetzlich verpflichtet, eine Referenz zu geben?

In vielen Ländern nicht, sofern kein Vertrag oder örtliches Recht etwas anderes vorsieht. Manche Länder verlangen eine einfache Arbeitsbescheinigung. Prüfen Sie die örtlichen Regeln und wenden Sie Ihr Vorgehen bei allen gleich an.

Dürfen wir eine Referenz verweigern?

Meist ja, und sich auf Zeitraum und Stellenbezeichnung zu beschränken ist üblich und weithin akzeptiert. Bleiben Sie konsequent und greifen Sie niemanden einzeln heraus.

Was, wenn der ehemalige Mitarbeiter im Streit gegangen ist?

Bleiben Sie bei denselben neutralen Fakten wie bei jedem anderen: Zeitraum und Stelle. Fügen Sie keine Warnungen oder Andeutungen hinzu. Im Zweifel holen Sie vor der Antwort Rat ein.

Darf eine Führungskraft eine persönliche Referenz geben?

Nur wenn Ihre Regel es erlaubt. Dann sollte sie klarstellen, dass es ihre persönliche Sicht und nicht die des Unternehmens ist, und sich auf Selbsterlebtes beschränken. Viele kleine Betriebe leiten schlicht alles über einen Ansprechpartner.

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