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Wie gehen Sie mit einem Mitarbeiter um, der ständig zu spät kommt?

Chronische Verspätungen belasten Teams schnell: Erfahren Sie, wie Sie die Ursache klären, dokumentieren, das erste Gespräch führen und fair eskalieren.

23. Oktober 2026 · 7 Min. Lesezeit

Wer ab und zu zu spät kommt, ist ganz normal. Wer jede Woche zu spät kommt, ist ein Führungsthema, denn das restliche Team bemerkt es, fängt die Lücke auf und fragt sich, ob die Regeln für alle gelten. Dieser Leitfaden beantwortet die Fragen, die Führungskräfte zu chronischen Verspätungen am häufigsten stellen. Er enthält allgemeine Informationen und keine Rechtsberatung.

Warum kommt diese Person ständig zu spät?

Beginnen Sie mit Neugier statt mit einem Urteil. Verspätungen haben viele Ursachen, und die richtige Reaktion hängt davon ab, welche vorliegt.

• Praktisch: ein veränderter Arbeitsweg, Kinderbetreuung, Pflege von Angehörigen oder unzuverlässige Verkehrsmittel.
• Gesundheitlich: eine Erkrankung, Medikamente, Schlafprobleme oder psychische Belastung.
• Arbeitsbezogen: unklare Anfangszeiten, eine nicht erklärte Dienstplanänderung oder geringe Motivation.
• Gewohnheit: die Person betrachtet Anfangszeiten schlicht nicht als verbindlich.

Welche Ursache zutrifft, erfahren Sie nur durch Nachfragen, und zwar bevor Sie irgendetwas als disziplinarische Angelegenheit dokumentieren.

Wie dokumentieren Sie Verspätungen fair?

Fakten schlagen Eindrücke. „Sie kommen immer zu spät“ lädt zum Streit ein; „Sie waren an sieben der letzten fünfzehn Arbeitstage erst nach 9:10 Uhr da“ nicht.

• Ziehen Sie tatsächliche Stempel- oder Zutrittsdaten für mindestens vier bis sechs Wochen heran.
• Halten Sie Datum, geplanten Beginn, tatsächliche Ankunft und eine genannte Begründung fest.
• Beschreiben Sie die Auswirkungen konkret, etwa ein verpasstes Morgenmeeting oder eine Kollegin, die einen Platz mitbesetzen musste.
• Prüfen Sie, ob Kolleginnen und Kollegen in derselben Rolle am gleichen Maßstab gemessen werden, damit niemand herausgegriffen wird.

Wenn Ihre Anwesenheitsdaten in einer Tabelle oder in mehreren Systemen liegen, schleichen sich hier Fehler ein. Ein Werkzeug wie FulcrumGrid HR Suite kann Anwesenheit und Abwesenheiten an einem Ort bündeln, sodass sich ein Muster leicht zeigen lässt. Es ersetzt kein Urteilsvermögen, erspart Ihnen aber, Daten aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren.

Wie sollte das erste Gespräch aussehen?

Führen Sie es unter vier Augen, bald nachdem das Muster klar ist, informell, aber ernsthaft.

Mit dem Muster beginnen, dann zuhören

Nennen Sie zwei oder drei konkrete Beispiele und fragen Sie, was los ist. Dann schweigen Sie. Oft nennen Menschen die wahre Ursache, wenn sie sich gehört fühlen, und Sie erfahren möglicherweise etwas, das Ihr Vorgehen völlig verändert.

Auswirkungen erklären und das weitere Vorgehen vereinbaren

Sagen Sie klar, warum Anfangszeiten in dieser Rolle wichtig sind. Vereinbaren Sie dann, was sich ändert, bis wann und woran Sie beide erkennen, dass es funktioniert.

Sollten Erwartungen schriftlich festgehalten werden?

Ja. Senden Sie nach dem Gespräch eine kurze Notiz, die das Besprochene zusammenfasst: die erwartete Anfangszeit, das beobachtete Muster, vereinbarte Unterstützung oder Anpassungen, den Überprüfungstermin und was geschieht, falls keine Besserung eintritt. Eine schriftliche Zusammenfassung verhindert spätere Meinungsverschiedenheiten darüber, was gesagt wurde, und sie ist fair gegenüber dem Mitarbeiter, weil nichts überraschend kommt.

Welche Eskalationsstufen gibt es?

Halten Sie sich zuerst an Ihre schriftliche Richtlinie und die örtlichen Vorschriften. Ein typischer Ablauf sieht so aus:

• Informelles Gespräch mit schriftlicher Nachbereitung.
• Überprüfung nach zwei bis vier Wochen anhand der vereinbarten Erwartung, mit einer kurzen Notiz in beiden Fällen.
• Formelle Abmahnung, wenn die Verspätungen ohne triftigen Grund anhalten, mit der geforderten Änderung und einer Frist.
• Letzte Abmahnung und schließlich weitere Maßnahmen, falls das Problem bestehen bleibt.

Würdigen Sie Verbesserungen, wenn sie eintreten. Ändert sich das Verhalten, sagen Sie es und schließen Sie die Sache ab; Eskalation ist nur sinnvoll, wenn man auch wieder deeskalieren kann.

Wie verbinden Sie Flexibilität und Fairness?

Flexibilität ist nicht das Gegenteil von Fairness. Hat jemand einen echten Grund, etwa eine Pflegeaufgabe, kann ein verschobener Arbeitsbeginn das Problem vollständig lösen. Der Prüfstein ist Konsequenz: Würden Sie dieselbe Anpassung jedem mit vergleichbarem Bedarf anbieten? Erklären Sie dem Team Ihre Überlegung, ohne private Details preiszugeben, und machen Sie deutlich, dass Regelungen auf den Anforderungen der Rolle beruhen und nicht auf Bevorzugung. Wo ein Beginn wirklich nicht verschiebbar ist, etwa bei einer Schichtübergabe oder der Kundenabdeckung, sagen Sie das ehrlich.

Welche rechtlichen und lohnbezogenen Hinweise gelten?

Die Regeln unterscheiden sich je nach Land und manchmal je nach Vertrag; prüfen Sie daher vor dem Handeln.

• Lohnabzüge: Viele Rechtsordnungen beschränken oder verbieten Abzüge über die tatsächlich versäumte Zeit hinaus, manche verlangen eine schriftliche Zustimmung. Klären Sie das zuerst mit der Lohnbuchhaltung oder einer Rechtsberatung.
• Gesundheit und Behinderung: Kommt eine Erkrankung in Betracht, müssen Sie möglicherweise angemessene Anpassungen prüfen, bevor Sie disziplinarisch vorgehen.
• Geschützte Gründe: Betreuungspflichten, Religionsausübung oder Schwangerschaft können an manchen Orten besonderen Schutz genießen.
• Verfahren: Vor einer Kündigung ist meist ein faires, dokumentiertes Verfahren erforderlich, und für die Probezeit können andere Regeln gelten.
• Konsequenz: Ungleiche Durchsetzung kann ein Diskriminierungsrisiko schaffen.

Im Zweifel sprechen Sie vor einer formellen Abmahnung mit einer Fachanwältin für Arbeitsrecht oder der zuständigen Arbeitsbehörde.

Häufige Fragen

Ab wie vielen Verspätungen spricht man von einem Muster?

Eine allgemeingültige Zahl gibt es nicht. Eine brauchbare Faustregel ist die Wiederholung über mehrere Wochen, etwa mehrmals im Monat, über das hinaus, was Ihre Richtlinie zulässt. Prüfen Sie die Daten, bevor Sie von einem Muster sprechen.

Darf ich wegen Verspätung den Lohn kürzen?

Oft nur für die tatsächlich nicht gearbeitete Zeit, und manche Länder beschränken oder verbieten Abzüge oder verlangen eine schriftliche Zustimmung. Klären Sie die örtlichen Regeln zuerst mit der Lohnbuchhaltung oder einer Rechtsberatung.

Sollte ich flexible Arbeitszeiten anbieten?

Erwägen Sie es, wenn der Grund echt ist und die Rolle es zulässt. Stellen Sie sicher, dass Sie dasselbe jedem in ähnlicher Lage anbieten würden, und halten Sie die neue Regelung schriftlich fest.

Brauche ich zuerst eine schriftliche Abmahnung?

Für das erste Gespräch nicht immer, aber eine schriftliche Nachbereitung ist ratsam. Formelle Abmahnungen müssen Ihrer Richtlinie und dem örtlichen Recht folgen; prüfen Sie die erforderlichen Schritte, bevor Sie eine aussprechen.

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