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Wie gehen Sie mit einer Kündigung und der Kündigungsfrist um?

So gehen Führungskräfte mit einer Kündigung um: richtig reagieren, schriftlich bestätigen, Frist klären, Übergabe planen, Urlaub abrechnen, Zugänge sperren.

25. Oktober 2026 · 6 Min. Lesezeit

Wenn ein geschätzter Mitarbeiter sagt „Ich kündige“, sind viele Führungskräfte erst einmal sprachlos. Was Sie in den nächsten Tagen tun, beeinflusst die Übergabe, die Stimmung im Team und die Frage, ob die Person als Unterstützer oder als Kritiker geht. Dieser Ratgeber beantwortet die häufigsten Fragen von Führungskräften zu Kündigung und Kündigungsfrist, in der Reihenfolge, in der sie auftauchen.

Wie sollte eine Führungskraft reagieren, wenn ein Mitarbeiter kündigt?

Bleiben Sie ruhig, bedanken Sie sich und hören Sie zu. Im ersten Gespräch müssen Sie weder reagieren noch diskutieren noch etwas entscheiden. Eine gute erste Antwort ist kurz: „Danke, dass Sie es mir sagen. Ich möchte Ihre Pläne verstehen und den Übergang reibungslos gestalten. Können Sie mir Ihren letzten Tag schriftlich bestätigen?“ Vermeiden Sie Vorwürfe, Überraschung oder Fragen zum neuen Arbeitgeber, die wie Druck wirken. Informieren Sie dann noch am selben Tag Ihre eigene Führungskraft und die Personalabteilung und bitten Sie den Mitarbeiter, die Sache vertraulich zu behandeln, bis Sie geklärt haben, wie das Team informiert wird.

Muss eine Kündigung schriftlich erfolgen?

In den meisten Unternehmen ja, oder zumindest sollte sie es. Ein kurzes Kündigungsschreiben oder eine E-Mail beseitigt Zweifel am Datum, lässt die Kündigungsfrist eindeutig beginnen und schützt beide Seiten, falls später Streit entsteht. Nötig sind nur der Name des Mitarbeiters, das Datum der Nachricht, eine klare Kündigungserklärung und der vorgeschlagene letzte Arbeitstag. Bestätigen Sie den Eingang schriftlich, wiederholen Sie den letzten Tag und nennen Sie die nächsten Schritte. In manchen Ländern und Verträgen gelten besondere Formvorschriften, prüfen Sie diese für Ihren Fall.

Wie lang ist die Kündigungsfrist bei einer Eigenkündigung?

Das hängt ab. Kündigungsfristen unterscheiden sich stark nach Land, Vertrag, Position und Beschäftigungsdauer. Manche Beschäftigte schulden nur wenige Tage, andere einen Monat oder drei, und manche Länder legen gesetzliche Mindestfristen fest, während andere alles dem Vertrag überlassen. Prüfen Sie zuerst Arbeitsvertrag, Handbuch und lokale Regeln und zählen Sie ab dem Datum, an dem die schriftliche Kündigung zugegangen ist. Dieser Artikel ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Bei Unklarheiten fragen Sie die Personalabteilung oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Kann man die Kündigungsfrist verkürzen oder erlassen?

Oft ja, im gegenseitigen Einvernehmen. Sie können jemanden früher freigeben, wenn die Übergabe erledigt ist oder Sie einen klaren Schnitt bevorzugen. Halten Sie jede Änderung mit dem vereinbarten letzten Tag schriftlich fest und prüfen Sie, ob Sie eine Abgeltung für die Restfrist schulden. Eine bezahlte Freistellung ist eine weitere Option, aber nur, wenn Vertrag und lokales Recht sie zulassen.

Sollte man ein Gegenangebot machen?

Entscheiden Sie schnell und mit klarem Kopf. Gegenangebote können funktionieren, wenn der Grund für den Weggang behebbar ist, etwa Gehalt oder Arbeitsbelastung, und Sie die Person halten möchten. Oft scheitern sie, wenn der wahre Grund Entwicklung, Führung oder Kultur ist, denn Geld löst das selten. Fragen Sie sich vorher, ob Sie dieses Angebot auch ohne die Kündigung gemacht hätten und ob es gegenüber Kollegen in ähnlichen Rollen fair ist. Hat der Mitarbeiter bereits einen anderen Job zugesagt, lohnt sich ein Gegenangebot meist nicht.

Wie plant man die Wissensübergabe?

Behandeln Sie die Kündigungsfrist wie ein Projekt mit Deadline.

• Listen Sie die Aufgaben auf. Wiederkehrende Tätigkeiten, offene Projekte, Fristen, wichtige Kontakte, Zugangsdaten und Ablageorte.
• Benennen Sie Nachfolger. Weisen Sie jeden Punkt einer Person zu, auch vorübergehend.
• Fordern Sie kurze Dokumente. Eine einseitige Übergabenotiz je Bereich ist besser als ein langes Handbuch, das niemand liest.
• Planen Sie Überlappung ein. Lassen Sie den Nachfolger vor dem letzten Tag bei echten Aufgaben mitlaufen.
• Stellen Sie Kunden und Partner vor. In der ersten Woche, nicht in der letzten.
• Machen Sie einen Abschlusscheck. Gehen Sie die Liste am letzten vollen Arbeitstag durch.

Was steht dem Mitarbeiter zum Schluss zu, einschließlich nicht genommenem Urlaub?

Die Schlussabrechnung umfasst in der Regel das Gehalt bis zum letzten Tag, genehmigte Überstunden oder bereits verdiente Provisionen, Auslagenerstattungen und in vielen Ländern die Abgeltung von angesammeltem, nicht genommenem Urlaub. Ob Urlaub ausgezahlt werden muss, hängt vom lokalen Recht und Ihrer Regelung ab: Manche Länder schreiben es vor, andere überlassen es dem Vertrag. Auch die Fristen für die letzte Zahlung unterscheiden sich, etwa letzter Tag, nächster Zahltag oder eine feste Zahl von Tagen danach. Ermitteln Sie die Beträge früh, teilen Sie sie dem Mitarbeiter in einer klaren Aufstellung mit und lassen Sie sie von der Lohnbuchhaltung bestätigen. Denken Sie auch an Zusatzleistungen, etwa das Ende des Krankenversicherungsschutzes und was der Mitarbeiter dazu tun muss.

Wie gehen Sie mit Zugängen und Offboarding um?

Vereinbaren Sie vor dem letzten Tag eine Checkliste und einen Zeitplan.

• Rückgabe von Geräten: Laptop, Handy, Ausweis, Schlüssel und Firmenkarten.
• Konten: E-Mail, Dateien, Chat, gemeinsame Passwörter und Kundensysteme, am letzten Tag (bei sensiblen Rollen früher) entfernt oder neu zugewiesen.
• E-Mail und Kalender: Abwesenheitsnotiz oder Weiterleitung an einen Nachfolger, gemäß Ihrer Regelung.
• Lohn und Zusatzleistungen: Stichtag, Schlusszahlung, Altersvorsorge und Steuerunterlagen.
• Vertrauliche Informationen: Erinnern Sie an Verschwiegenheits- oder Wettbewerbsklauseln im Vertrag.

Gehen Sie bei sensiblen Zugängen sorgfältig vor. Bei Rollen mit Finanz-, Kunden- oder Sicherheitsdaten entziehen Sie die Rechte zum richtigen Zeitpunkt, nicht aus Misstrauen, sondern als Standard für alle.

Sollte man ein Austrittsgespräch führen?

Ja, wenn es ehrlich und ohne Druck gelingt. Fragen Sie, was gut lief, was nicht und was die Person zum Bleiben bewegt hätte. Lassen Sie es möglichst von der Personalabteilung oder einer neutralen Person führen, denn Menschen sagen jemandem, der nicht ihre direkte Führungskraft ist, mehr. Achten Sie auf Muster über mehrere Abgänge hinweg und handeln Sie danach. Widersprechen Sie dem Gehörten nicht.

Was ist der nächste Schritt?

Notieren Sie das Datum, bestätigen Sie es schriftlich und planen Sie die Übergabe am ersten Tag. Informieren Sie dann das Team klar, bedanken Sie sich öffentlich beim Mitarbeiter und nutzen Sie die Erkenntnisse, um die nächste Kündigung zu vermeiden. Ein reibungsloser Abschied hält die Tür offen für Empfehlungen und manchmal für eine spätere Rückkehr.

Häufige Fragen

Muss ich ein Kündigungsschreiben annehmen?

In den meisten Fällen kann der Mitarbeiter ohne Ihre Zustimmung kündigen, Sie sollten den Eingang aber schriftlich bestätigen und den letzten Tag festhalten. Prüfen Sie Vertrag und lokale Regeln zur Frist.

Kann ich einen Mitarbeiter während der Kündigungsfrist am Gehen hindern?

Grundsätzlich nein. Sie können gemeinsam einen früheren oder späteren letzten Tag vereinbaren, niemanden aber zum Bleiben zwingen. Die Regeln unterscheiden sich je nach Land, im Zweifel fragen Sie HR oder einen Anwalt.

Muss ich bei einer Kündigung nicht genommenen Urlaub auszahlen?

Das hängt vom lokalen Recht und Ihrer Regelung ab. Manche Länder verlangen die Abgeltung von angesammeltem Urlaub, andere überlassen es dem Vertrag. Prüfen Sie die Regeln und klären Sie die Beträge mit der Lohnbuchhaltung.

Wann sollte ich die Systemzugänge eines kündigenden Mitarbeiters sperren?

Meist am letzten Tag, bei Rollen mit sensiblen Finanz-, Kunden- oder Sicherheitsdaten früher. Planen Sie es im Voraus und wenden Sie dieselbe Regel auf alle an.

Ist ein Gegenangebot sinnvoll?

Manchmal, wenn der Grund für den Weggang behebbar ist und Sie die Person halten möchten. Liegt das eigentliche Problem bei Entwicklung oder Kultur, ändert Geld die Entscheidung selten.

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