كل نشاط يبيع بالآجل سيصادف يوماً عميلاً لا يسدّد. وإذا انتظرت وقوع ذلك لتسجّل الخسارة، بدت أرباحك أفضل مما هي عليه فعلاً. يعالج مخصص الديون المشكوك في تحصيلها هذا الأمر بتقدير الخسارة مسبقاً. يشرح هذا الدليل كيف يعمل وكيف يُحسب، ويكفيك لذلك جدول بيانات بسيط.
ما هو مخصص الديون المشكوك في تحصيلها؟
هو حساب مقابل للأصول يظهر بجانب الذمم المدينة في الميزانية العمومية. ويمثّل أفضل تقدير لديك للفواتير التي لن تُحصَّل. وصافي الذمم المدينة، أي الذمم ناقص المخصص، هو المبلغ الذي تتوقع فعلاً أن يصلك. ولأن التقدير يُسجَّل في الفترة نفسها التي تمت فيها البيعة، فلا تتضخم أرباحك ولا أصولك.
ما الطرق التي يمكن استخدامها؟
هناك طريقتان شائعتان. طريقة أعمار الديون تنطلق من رصيد الذمم المدينة، وطريقة نسبة المبيعات تنطلق من قائمة الدخل. وتختار أغلب المشاريع الصغيرة إحداهما وتوثّقها وتلتزم بها.
كيف تعمل طريقة أعمار الديون؟
صنّف الفواتير المفتوحة بحسب مدة تأخرها، ثم طبّق على كل فئة نسبة خسارة مستمدة من تجربتك. كلما قدمت الفاتورة قلّ احتمال سدادها، فترتفع النسبة مع العمر. إليك مثالاً محسوباً:
- غير مستحقة بعد: ٦٠٬٠٠٠ دولار × ١٪ = ٦٠٠ دولار
- متأخرة من ١ إلى ٣٠ يوماً: ٢٠٬٠٠٠ دولار × ٣٪ = ٦٠٠ دولار
- متأخرة من ٣١ إلى ٦٠ يوماً: ١٠٬٠٠٠ دولار × ١٠٪ = ١٬٠٠٠ دولار
- متأخرة أكثر من ٦٠ يوماً: ٥٬٠٠٠ دولار × ٣٠٪ = ١٬٥٠٠ دولار
إجمالي الذمم المدينة ٩٥٬٠٠٠ دولار، والمخصص المطلوب ٣٬٧٠٠ دولار. فإذا كان رصيد المخصص الحالي دائناً بمبلغ ١٬٢٠٠ دولار، فتضيف ٢٬٥٠٠ دولار فقط في هذه الفترة لتبلغ المستهدف. وينبغي أن تأتي النسب من بياناتك أنت: انظر إلى حصة الفواتير التي لم تُحصَّل قط في كل فئة خلال السنتين أو الثلاث الماضية.
كيف تعمل طريقة نسبة المبيعات؟
اضرب مبيعات الآجل في الفترة بالنسبة التي تحوّلت تاريخياً إلى ديون معدومة. فإذا بلغت مبيعاتك الآجلة هذا الربع ٤٠٠٬٠٠٠ دولار، وكانت ١٫٢٪ من المبيعات الآجلة السابقة لم تُحصَّل، فإن مصروف الديون المعدومة ٤٬٨٠٠ دولار. وهي سريعة وتقابل المصروف بالإيراد، لكنها تتجاهل الوضع الحالي لذممك، ولذلك يحسن التحقق منها بتقرير أعمار الديون.
ما هو قيد اليومية؟
بالكلمات: تجعل مصروف الديون المعدومة مديناً ومخصص الديون المشكوك في تحصيلها دائناً بمبلغ التقدير. يخفض المصروف أرباح هذه الفترة، ويخفض الجانب الدائن صافي الذمم المدينة في الميزانية. وفي طريقة أعمار الديون يكون المبلغ الفرق بين المخصص المستهدف والرصيد الموجود أصلاً، وفي طريقة نسبة المبيعات يكون المبلغ المحسوب نفسه.
كم مرة تراجعه؟
راجعه كل ربع سنة، وعند نهاية السنة قبل إقفال الدفاتر. وفي كل مرة أعد تشغيل تقرير أعمار الديون، وقارن المخصص بما حدث فعلاً، وعدّل النسب إن صار العملاء يسدّدون أسرع أو أبطأ من قبل. وراجعه أيضاً عند كل تغيير: عميل كبير تعثّر، أو شروط دفع جديدة، أو تحوّل اقتصادي، أو قناة بيع جديدة. وإذا ظلت الخسائر الفعلية بعيدة عن تقديرك، فالنسب هي الخاطئة وليس الحظ.
ما الفرق بينه وبين شطب الدين؟
المخصص تقدير تضعه قبل أن تعرف أي العملاء لن يسدّد. أما الشطب فيحدث حين يتأكد أن فاتورة بعينها غير قابلة للتحصيل. عندها تجعل المخصص مديناً والذمم المدينة دائنة بقيمة تلك الفاتورة. ولا يُسجَّل مصروف جديد، لأن التكلفة قُيّدت أصلاً عند تكوين المخصص، ويبقى صافي الذمم المدينة كما هو. وإذا سدّد العميل لاحقاً تعكس الشطب وتسجّل المبلغ المقبوض.
ما الأخطاء التي يجب تجنبها؟
- استخدام نسبة واحدة للجميع. فاتورة عمرها ٩٠ يوماً ليست كفاتورة تستحق الأسبوع القادم من حيث الخطر.
- عدم تحديث النسب. قد لا تناسب نسب قبل ثلاث سنوات عملاء اليوم.
- تسجيل الشطب كمصروف. فهذا يحتسب الخسارة نفسها مرتين.
- تجاهل حساب كبير واحد. يمكن تكوين مخصص خاص لعميل شديد الخطورة بدل نسبة الفئة.
- إهمال جهود التحصيل. المخصص الجيد شبكة أمان، وليس بديلاً عن ملاحقة السداد.
من أين تبدأ؟
استخرج فواتيرك المفتوحة، وصنّفها في فئات الأعمار، واحسب معدل الخسارة التاريخي لكل فئة، ثم سجّل أول قيد. بعد ذلك ضع مراجعة ربع سنوية متكررة في تقويمك. وأفضل طريقة لإبقاء المخصص صغيراً هي التحصيل الأسرع، ويمكن لـCollection (FulcrumGrid) أن يساعدك في ذلك بمتابعة الفواتير المتأخرة وتذكيرات المتابعة ومواعيد السداد الموعودة في مكان واحد، فيصبح تقرير الأعمار لديك أنظف من البداية.
الأسئلة الشائعة
هل مخصص الديون المشكوك في تحصيلها أصل أم التزام؟
هو حساب مقابل للأصول. رصيده دائن ويُطرح من الذمم المدينة، فيخفض إجمالي أصولك ولا يظهر كالتزام.
ما النسبة التي أستخدمها لكل فئة عمرية؟
اعتمد على تجربتك. احسب حصة الفواتير التي لم تُحصَّل في كل فئة خلال آخر سنتين أو ثلاث، وعدّلها وفق أي تغيّر معروف في العملاء أو الشروط.
هل يخفض الشطب الأرباح مرة أخرى؟
لا. فالمصروف سُجّل عند تكوين المخصص. والشطب ينقل المبلغ فقط خارج المخصص والذمم المدينة معاً.
هل يمكن استخدام طريقتي الأعمار ونسبة المبيعات معاً؟
نعم. يستخدم كثيرون نسبة المبيعات لتقديرات شهرية سريعة وطريقة الأعمار كل ربع سنة للتحقق، ثم يعدّلون المخصص إلى نتيجة الأعمار.
FulcrumGrid منصة تحصيل الديون
حصّل أسرع واحجز أقل
يجمع Collection (FulcrumGrid) الفواتير المتأخرة والمتابعات ووعود السداد في مكان واحد، فتقلّ الذمم التي تتقادم حتى تصير مشكوكاً في تحصيلها.