الرئيسية / المدوّنة / دليل مصفوفة RACI

العمليات

ما هي مصفوفة RACI وكيف تبنيها لفريقك خطوة بخطوة وبشكل عملي؟

تحدّد مصفوفة RACI من المسؤول عن التنفيذ ومن يتحمّل المحاسبة ومن يُستشار ومن يُبلَّغ في كل مهمة. تعلّم كيف تبنيها وتتجنب الأخطاء وتُبقيها محدّثة.

٢ أكتوبر ٢٠٢٦ · ٦ دقائق للقراءة

قلّما يعطّل فريقاً شيء مثل مهمة يفترض الجميع أن غيرهم مسؤول عنها. يتأخر الموعد النهائي، ويتعثّر القرار، وبعد أسبوع يكتشف شخصان أنهما أنجزا العمل نفسه بينما لم يُخبَر ثالث بشيء. مصفوفة RACI تمنع ذلك. إنها جدول بسيط يوضّح من ينفّذ العمل، ومن يقرّر، ومن يجب أن يعرف. يشرح هذا الدليل ما هي مصفوفة RACI، وكيف تبنيها خطوة بخطوة، والأخطاء التي تجعلها بلا فائدة، وكيف تُبقيها محدّثة.

ما هي مصفوفة RACI؟

مصفوفة RACI هي جدول لتوزيع المسؤوليات. تُدرج على الجانب الأيمن المهام أو المخرجات أو القرارات، وعلى الأعلى الأشخاص أو الأدوار، وفي كل خلية تضع أحد أربعة أحرف أو تتركها فارغة. وتشير الأحرف الأربعة إلى ما يلي:

المنفِّذ (R — Responsible)

الأشخاص الذين يؤدّون العمل فعلياً. قد يكونون عدة أشخاص، ويلزم لكل مهمة منفّذ واحد على الأقل.

صاحب المساءلة (A — Accountable)

الشخص الوحيد الذي يملك النتيجة ويعطي الموافقة النهائية. إذا فشلت المهمة فهو من يُسأل عنها. ويجب أن يكون واحداً فقط، لا أكثر.

المُستشار (C — Consulted)

أشخاص يلزم أخذ رأيهم قبل القرار أو التسليم، كالخبراء المختصين والشؤون القانونية والمالية. التواصل معهم يسير في الاتجاهين.

المُبلَّغ (I — Informed)

أشخاص يُطلَعون على التقدّم أو النتائج دون أن يشاركوا في صياغة العمل. التواصل معهم في اتجاه واحد.

في المهام الصغيرة قد يكون الشخص نفسه منفّذاً وصاحب مساءلة معاً، ويُكتب عادةً A/R. أما بقية الأشخاص في ذلك الصف فيحصلون على C أو I أو لا شيء.

لماذا نحتاج إليها؟

تزيل مصفوفة RACI الغموض قبل أن يتحوّل إلى مشكلة. تُتَّخذ القرارات أسرع لأن الجميع يعرف من له الكلمة الأخيرة. ويعرف الموظفون الجدد إلى من يتوجّهون بأسئلتهم. وبما أن الجدول يُظهر أعباء العمل، فإنه يكشف أيضاً من أُثقل بمهام التنفيذ، ومن يحمل بصمت عدداً كبيراً من المساءلات.

كيف تبني مصفوفة RACI في ست خطوات

• الخطوة ١: اذكر المهام والقرارات. ابدأ من خطة مشروع أو من عملية متكررة. استهدف ما بين ١٠ و٢٥ صفاً ذا معنى، لا كل إجراء صغير.
• الخطوة ٢: اذكر الأشخاص أو الأدوار. الأدوار تصمد أكثر من الأسماء، لذا اكتب «قائد التسويق» بدل اسم الشخص كلما أمكن.
• الخطوة ٣: حدّد صاحب المساءلة (A) أولاً. لكل صف، قرّر الشخص الواحد الذي يملك النتيجة. هذه أصعب خطوة وأكثرها قيمة.
• الخطوة ٤: حدّد المنفّذين (R). من يؤدّي العمل فعلاً؟ وإذا كان صاحب المساءلة ينفّذ بنفسه فاكتب A/R.
• الخطوة ٥: أضف المُستشارين والمُبلَّغين بتقتير. اسأل: من يجب استشارته قبل إنجاز العمل؟ ومن يكفيه أن يعلم بعده؟
• الخطوة ٦: راجعها مع المعنيّين بها. المصفوفة المفروضة من أعلى يتجاهلها الناس. استعرضوا كل صف معاً وحلّوا الخلافات في الاجتماع نفسه.

مثال بسيط

تخيّل مشروع إعادة تصميم موقع إلكتروني بمشاركة أربعة أشخاص: قائد التسويق، ومصمّم، والرئيس التنفيذي، وقائد المبيعات.

• اعتماد موجز التصميم: قائد التسويق A، المصمّم R، الرئيس التنفيذي C، قائد المبيعات I.
• إنتاج تصاميم الصفحات: المصمّم A/R، قائد التسويق C، قائد المبيعات C.
• الموافقة النهائية على الموقع: الرئيس التنفيذي A، قائد التسويق R، المصمّم C، قائد المبيعات I.
• إعلان الإطلاق للعملاء: قائد التسويق A/R، قائد المبيعات C، الرئيس التنفيذي I.

لاحظ أن كل صف فيه صاحب مساءلة واحد بالضبط، وأن أحداً لا يُطلب رأيه في كل شيء.

أخطاء شائعة في مصفوفة RACI

• أكثر من A في مهمة واحدة. وجود شخصين مسؤولين يعني أن لا أحد مسؤول. وإذا تعذّر الاختيار فالمهمة كبيرة على الأرجح — فقسّمها.
• غياب A تماماً. صف فيه منفّذون فقط هو مهمة ستضيع. لكل صف مالك.
• كثرة C وI. إذا استُشير الجميع تباطأت القرارات، وإذا أُبلغ الجميع لم يقرأ أحد التحديثات.
• الإفراط في التفصيل. مصفوفة من ٢٠٠ صف لن تُصان أبداً. اجمع الإجراءات الصغيرة في مخرَج واحد.
• تجاوز الحوار. إسناد R أو A لشخص دون موافقته لا يفعل سوى تأجيل الارتباك.
• اعتبارها عملاً لمرة واحدة. مصفوفة تُرسَم عند الانطلاق ولا تُفتح بعدها تصبح قديمة خلال شهر.

كيف تُبقيها محدّثة

يتغيّر أدوار الأشخاص، ويتبدّل نطاق المشاريع، ومصفوفة لا تطابق الواقع أسوأ من عدمها لأنها توجّه الناس إلى الباب الخطأ. راجعها عند محطات المشروع الرئيسية، وكلما انضمّ شخص أو غادر، وكلما تكرّر تصعيد مهمة إلى الشخص الخطأ. واحفظها في مكان يجده الجميع، لا في مرفق مدفون في البريد الإلكتروني.

يكفي جدول بيانات لمصفوفة RACI، وكثير من الفرق لا تحتاج إلى أكثر منه. وإذا كنت تدير عملياتك أصلاً في FulcrumGrid لوحة التحكم للتنفيذيين (لوحة التحكم للتنفيذيين)، فقد يفيدك إبقاء الملكية ظاهرة بجوار المشاريع ومؤشرات الأداء المرتبطة بها، ليأتيك جواب سؤال «من المسؤول عن هذا؟» في المكان نفسه الذي تتابع فيه العمل.

ابنِها مع الفريق، وامنح كل صف مالكاً واحداً، وراجعها عندما تتغيّر الأمور. لن تؤدي مصفوفة RACI العمل نيابةً عنك، لكنها ستضمن أن يعرف الجميع على من تقع مسؤولية كل عمل.

الأسئلة الشائعة

هل يمكن أن يكون للمهمة الواحدة أكثر من صاحب مساءلة؟

لا. ينبغي أن يكون شخص واحد بالضبط مسؤولاً عن كل مهمة أو قرار. فالمساءلة المشتركة تعني غالباً ألّا يشعر أحد بأنه المعنيّ فعلاً. وإن تعذّر الاختيار، فقسّم المهمة إلى مخرجات أصغر.

هل يمكن أن يكون الشخص نفسه منفّذاً وصاحب مساءلة؟

نعم. في المهام الصغيرة يملك من ينفّذ العمل النتيجة أيضاً، ويُكتب A/R. أما في الأعمال الأكبر فمن الأفضل الفصل بينهما ليوافق شخص مستقل على النتيجة.

ما الفرق بين المُستشار والمُبلَّغ؟

المُستشارون يقدّمون رأيهم قبل القرار أو التسليم، فالتواصل معهم في الاتجاهين. أما المُبلَّغون فيُطلَعون بعد ذلك فقط، فالتواصل معهم في اتجاه واحد. أبقِ القائمتين قصيرتين.

كم مرة ينبغي تحديث مصفوفة RACI؟

عند كل محطة رئيسية في المشروع، وكلما انضمّ أعضاء إلى الفريق أو غادروه، وكلما تغيّرت المسؤوليات. ومراجعة سريعة كل ربع سنة حدّ أدنى جيد للعمليات المتكررة.

← العودة إلى المدوّنة