غالباً ما يكون الوصف الوظيفي أول ما يقرؤه المرشح عن شركتك، وهو لدى كثيرين الشيء الوحيد الذي يقرؤونه قبل أن يقرروا التقديم. الإعلان الغامض المنسوخ يجذب مئات الطلبات غير المناسبة ويُبعد بهدوء من تريدهم فعلاً. أما الإعلان الواضح فيفعل العكس: يساعد المناسبين على أن يروا أنفسهم فيه، ويدفع غير المناسبين إلى الانسحاب. يجيب هذا الدليل عن الأسئلة العملية حول كتابة وصف وظيفي ناجح.
لماذا يهمّ الوصف الوظيفي إلى هذا الحد؟
لأنه يؤدي ثلاث مهام معاً. فهو صفحة تسويقية تعرض الدور، وأداة فرز تضبط التوقعات، ثم مرجع لاحق للمقابلات والتهيئة وتقييم الأداء. وإذا كان غامضاً فستدفع ثمنه وقتاً في الفرز وتعييناً غير موفّق واستقالات مبكرة. وإذا كان صادقاً ومحدداً فستصلك طلبات أقل لكنها أفضل.
ماذا ينبغي أن يتضمن الوصف الوظيفي؟
مسمّى وظيفي واضح يسهل البحث عنه
استخدم المسمّى الذي يبحث عنه الناس فعلاً، مثل «أخصائي حسابات دائنة» بدلاً من «بطل المالية». فالمستويات الداخلية والمصطلحات الخاصة لا معنى لها لمن هم خارج الشركة.
ملخص قصير للدور
جملتان أو ثلاث عن سبب وجود الوظيفة وما ستحققه ومن ترفع تقاريرها إليه. ينبغي أن يفهم المرشح الغاية من الوظيفة خلال عشر ثوانٍ.
المسؤوليات الرئيسية
اذكر من خمس إلى ثماني مهام رئيسية، وابدأ كلاً منها بفعل ورتّبها حسب الأهمية. صِف النتائج حيثما أمكن، مثل «تقليل زمن معالجة الفواتير» بدلاً من «معالجة الفواتير» فقط.
المتطلبات مقسّمة إلى أساسية ومرغوبة
هنا يخطئ معظم الإعلانات. افصل بين ما يحتاجه الشخص فعلاً من اليوم الأول وما يمكنه تعلّمه. تشير الأبحاث وخبرة المسؤولين عن التوظيف إلى أن بعض المرشحين المؤهلين، ومنهم النساء خصوصاً، يتجاهلون الوظيفة إذا لم تنطبق عليهم كل النقاط، فتقلّص القائمة الطويلة من الأمنيات حجم الكفاءات المتاحة دون مبرر.
الراتب والمزايا وطبيعة العمل
اذكر نطاق الراتب والموقع ونمط العمل عن بُعد أو الهجين وأهم المزايا. تتجه دول ومناطق متزايدة إلى جعل الشفافية في الأجور شرطاً قانونياً، وحتى حيث لا تُشترط، يتفاعل المرشحون بشكل أفضل مع الإعلانات التي تتضمنها.
نبذة عن الفريق وطريقة التقديم
اكتب شيئاً عن الفريق وشكل الأشهر الأولى، ثم اشرح خطوات عملية التوظيف وجدولها الزمني ليعرف الناس ما ينتظرهم.
كيف تكتبه خطوة بخطوة؟
- الخطوة ١: تحدّث مع مدير التوظيف والفريق. اعرف ما الذي سيفعله الشخص فعلاً، وكيف يبدو النجاح بعد ستة أشهر، وما الذي أخفق في التعيينات السابقة.
- الخطوة ٢: حدّد النتائج أولاً. دوّن ثلاث إلى خمس نتائج ينبغي أن تحققها الوظيفة، ثم استنتج منها المسؤوليات والمهارات.
- الخطوة ٣: اكتب بلغة بسيطة. جمل قصيرة وأفعال مباشرة وخطاب موجّه إلى القارئ. تجنّب العبارات المبتذلة مثل «ديناميكي» و«نجم» و«بيئة عمل سريعة الوتيرة» ما لم تستطع شرح المقصود بها.
- الخطوة ٤: افصل الأساسي عن المرغوب. اجعل المتطلبات الأساسية معدودة، واسأل عن كل منها: هل هو مطلوب فعلاً أم عادة نُقلت من الإعلان السابق؟
- الخطوة ٥: كن صادقاً بشأن الجوانب الصعبة. إذا كانت الوظيفة تتضمن ورديات ليلية أو أطرافاً صعبة أو عملاً متكرراً كثيراً فاذكر ذلك. من يقبل وهو يعرف يبقى مدة أطول.
- الخطوة ٦: راجعه بعين جديدة. اطلب من شخص من خارج الفريق أن يقرأه ويشرح لك الوظيفة. فإن عجز، فالنص غير واضح بما يكفي.
ما الأخطاء التي تُبعد المرشحين الجيدين؟
- سرد كل ما تمنّاه الفريق يوماً. إعلان يطلب عشر سنوات خبرة في أداة عمرها سبع سنوات يدل على أن أحداً لم يراجعه.
- إخفاء الراتب. كثير من المرشحين الأقوياء لا يقضون ساعة في التقديم دون أن يعرفوا إن كان الراتب واقعياً.
- استخدام صياغة تمييزية أو إقصائية. عبارات مثل «شاب نشيط» أو «متحدث أصلي» (حين تقصد الإتقان فقط) قد تُثني المؤهلين وتُنشئ في أماكن كثيرة مخاطر قانونية.
- الخلط بين الوظيفة والكتيّب التعريفي بالشركة. نصف صفحة عن رسالتك وسطور قليلة عن الوظيفة تترك المرشحين يخمّنون.
- اشتراط الشهادة الجامعية تلقائياً. إذا كانت المهارات والخبرة تؤدي المهمة فقل ذلك ووسّع دائرة المرشحين.
- كتابته مرة ثم نسيانه. الأدوار تتغيّر، ووصف منسوخ من ثلاث سنوات يصف وظيفة لم تعد موجودة.
كيف تجعله أكثر شمولاً؟
ركّز على المهارات والنتائج لا على سمات الشخصية. استخدم لغة محايدة، وتجنّب المتطلبات البدنية أو العمرية غير الضرورية، واذكر ما تتيحه من مرونة أو تسهيلات. اعرض النص على زميل من خلفية مختلفة عن كاتبه. فالصياغة الشاملة ليست مجاملة فحسب، بل توسّع دائرة المتقدمين القادرين.
كيف تُبقي الأوصاف الوظيفية محدّثة؟
تعامل معها كوثائق حيّة. راجع الوصف كلما فتحت الوظيفة، وعندما تتغيّر المسؤوليات بشكل ملحوظ، وفي المراجعات السنوية. واحفظ نسخة معتمدة واحدة في مكان مشترك ليعمل المسؤولون عن التوظيف والمديرون والموظفون جميعاً من النص نفسه بدلاً من خمس نسخ متفاوتة قليلاً.
يكفي مجلد مشترك وقالب لدى كثير من الفرق الصغيرة. وإذا أردت جمع أوصافك الوظيفية وشواغرك وخط التوظيف في مكان واحد، فيمكن لـ FulcrumGrid منصة الموارد البشرية أن يساعدك على إبقاء الأوصاف المعتمدة بجانب المرشحين وخطوات التهيئة المرتبطة بها. وفي الحالتين، الانضباط أهم من الأداة.
اكتب للشخص الذي تريد توظيفه، وكن محدداً بشأن العمل والراتب، وأبقِ المتطلبات صادقة. لن يملأ الوصف الوظيفي الجيد الشاغر بنفسه، لكنه سيضمن أن يعرف المتقدمون بالضبط ما الذي يتقدمون إليه.
الأسئلة الشائعة
ما الطول المناسب للوصف الوظيفي؟
استهدف ما بين ٤٠٠ و٧٠٠ كلمة تقريباً. يكفي ذلك لتغطية الملخص والمسؤوليات والمتطلبات والراتب وخطوات التوظيف دون إرهاق القارئ. وإن احتجت إلى أكثر فالدور على الأرجح واسع أكثر من اللازم.
هل أذكر الراتب في إعلان الوظيفة؟
نعم، ويُفضَّل نطاق واقعي. فهو يوفّر الوقت على الطرفين ويجذب متقدمين أنسب، وصار مطلوباً قانوناً في دول كثيرة. راجع الأنظمة في المكان الذي توظّف فيه.
كم عدد المتطلبات الذي يُعدّ أكثر من اللازم؟
أكثر من خمسة إلى سبعة متطلبات أساسية يعدّ عادةً كثيراً. انقل ما يمكن تعلّمه أثناء العمل إلى قائمة المتطلبات المرغوبة، واحذف ما لن يتحقق منه أحد فعلاً.
كم مرة ينبغي تحديث الأوصاف الوظيفية؟
في كل مرة تفتح فيها الوظيفة، وكلما تغيّرت المسؤوليات تغيّراً ملموساً. ومراجعتها مرة في السنة مع تقييمات الأداء حدّ أدنى جيد.
FulcrumGrid منصة الموارد البشرية
اجمع الوظائف والتوظيف في مكان واحد
يساعدك FulcrumGrid منصة الموارد البشرية على الجمع بين الأوصاف الوظيفية والشواغر والتهيئة، ليبدأ كل تعيين من معلومات واضحة موحّدة.