الرئيسية / المدوّنة / طلبات المرجع الوظيفي

الموارد البشرية

كيف تتعامل مع طلبات الحصول على مرجع وظيفي عن موظف سابق؟

أسئلة وأجوبة لأصحاب الأعمال الصغيرة عن المراجع الوظيفية: ما الذي يجوز الإفصاح عنه، وأهمية الموافقة الكتابية وجهة اتصال واحدة، وما ينبغي تجنب قوله.

١٩ أكتوبر ٢٠٢٦ · ٦ دقائق للقراءة

عاجلاً أم آجلاً يصلك الاتصال أو البريد: «نفكر في توظيف أحد موظفيكم السابقين. هل تحدثوننا عن تجربة العمل معه؟» وفي شركة صغيرة بلا قسم للموارد البشرية، من السهل أن تجيب فوراً بود وصراحة، ومن السهل أيضاً أن تندم لاحقاً. يشرح هذا الدليل بأسلوب السؤال والجواب كيف تتعامل مع هذه الطلبات بهدوء وثبات. وهو إرشاد عام وليس استشارة قانونية؛ فالأنظمة تختلف من بلد إلى آخر، فراجع المتطلبات المحلية أو اسأل محامياً مختصاً بقانون العمل في أي حالة غير معتادة.

لماذا تحتاج إلى سياسة للمراجع أصلاً؟

بدونها يجيب كل مدير بطريقته. أحدهم يمدح صديقاً مدحاً مبالغاً فيه، وآخر يصمت عمّن تعثّر، وثالث يكشف تفاصيل لم يكن ينبغي أن تخرج من المكتب. التفاوت هو مصدر الخطر: فالموظف السابق الذي يعلم أن غيره حصل على مرجع أكثر دفئاً من حقه أن يسأل عن السبب. سياسة مكتوبة قصيرة تجعل الجواب واحداً دائماً، وتحمي الشركة والشخص المعنيّ معاً.

ما الذي يمكن الإفصاح عنه بأمان؟

الخيار الأكثر أماناً هو مرجع محايد يقتصر على وقائع يمكنك التحقق منها من سجلاتك:

• تواريخ العمل. تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء.
• المسمى الوظيفي. ومعه، إن أفاد، المهام الرئيسية في جملة أو اثنتين.
• إمكانية إعادة التوظيف. اختياري. قد يفي «نعم» أو «لا» الصريحة إن طبّقتها على الجميع، لكن كثيراً من الشركات تتركها لأن «لا» تستدعي أسئلة.

أما الراتب وأسباب المغادرة وتقييمات الأداء والسجل التأديبي والصحة والظروف العائلية وكل ما هو شخصي، فيبقى خارج المرجع ما لم يطلب الموظف السابق مشاركته وكان النظام يسمح بذلك. وعند الشك، قلّل مما تقوله.

هل تحتاج إلى موافقة كتابية؟

في كل ما يتجاوز التواريخ والمسمى، نعم، احصل عليها كتابةً. تكفي ورقة قصيرة موقّعة أو رسالة بريد إلكتروني من الموظف السابق، بشرط أن تبيّن من يحق له السؤال وما الذي يجوز لك مشاركته، ويُستحسن لأي مدة. بعض أصحاب العمل يجمعون الموافقة ضمن أوراق إنهاء الخدمة لتكون محفوظة مسبقاً. وبلا موافقة، اكتفِ بتأكيد الأساسيات، وفي بعض البلدان يستحسن التعامل بحذر حتى مع ذلك، فاتبع القواعد المحلية.

من يجب أن يجيب عن طلبات المراجع؟

اختر جهة اتصال واحدة، كالمالك أو مسؤول الموارد البشرية أو مدير المكتب، وأبلغ الفريق كله. وتكون القاعدة للجميع واحدة: لا تجب، بل دوّن الاسم والشركة ورقم الهاتف وحوّل الطلب. بذلك تتجنب الأحاديث الودية العابرة، والردود غير الرسمية على تطبيقات المراسلة، والتعليقات على وسائل التواصل. وقبل أن تشارك أي معلومة، تأكد من صدق المتصل بالاتصال به عبر الرقم الرئيسي للشركة لا الرقم الذي أعطاك إياه.

ما الذي ينبغي تجنب قوله؟

• الآراء والنميمة. كلمات مثل «صعب المراس» أو «كسول» أو «ينسجم جداً مع ثقافتنا» أحكام لا وقائع.
• التخمين. لا تخمّن أبداً سبب مغادرة أحدهم ولا ما قد يفعله لاحقاً.
• كل ما لا تستطيع إثباته. إن لم يكن في وثيقة أو سجل أو تقييم موثّق، فاتركه.
• التفاصيل الخاصة أو المحمية. الصحة والحمل والعمر والدين والشكاوى والنزاعات القانونية.
• الملاحظات «خارج السجل». لا وجود لها، فكل ما يُقال قابل للنقل.

الخطر القانوني يكون عادةً في التشهير، أي بيان كاذب بوقائع يضر بسمعة شخص، مع أن المرجع المقدَّم بحسن نية ودون قصد الإساءة يكون في الغالب أفضل حماية. والمديح المبالغ فيه محفوف بالمخاطر أيضاً: فإن أخفيت مشكلات جسيمة وتضرر صاحب العمل التالي، فقد تُسأل عن ذلك. والالتزام بالوقائع الموثّقة يتفادى المشكلتين.

كيف تقدّم مرجعاً جيداً لمن يغادر بعلاقة طيبة؟

الحياد الافتراضي لا يعني الجفاء. حين يغادر موظف تقدّره، يمكنك تقديم خطاب توصية موقّع يكون دقيقاً ومحدداً: التواريخ والمسمى والمسؤوليات وثلاث نقاط قوة ملموسة على الأكثر، مثل «أدار علاقاتنا مع الموردين وخفّض تأخيرات التسليم بمقدار الثلث». اتفق على الصياغة مع الموظف قبل رحيله، وسلّمه نسخاً، ووضّح في الخطاب هل يعبّر عن الشركة أم عن رأي كاتبه الشخصي. والخطاب الجاهز بيد الموظف يقلل أيضاً من عدد الاتصالات التي تصلك لاحقاً.

ماذا ينبغي أن توثّق؟

احتفظ بسجل بسيط لكل طلب: التاريخ، ومن سأل ولأي شركة، وهل كانت الموافقة محفوظة، وما الذي جرى تقديمه، ومن أجاب. احفظه مع ملف الموظف في الموارد البشرية، وقيّد من يطّلع عليه، واحذفه وفق قواعد الاحتفاظ لديك. وإن نشأ نزاع يوماً، فسجل واضح لإجراء ثابت هو أفضل ما يحميك.

سياسة محايدة، وموافقة كتابية، وصوت واحد، وسجل قصير: هذا كل ما تحتاجه أغلب الشركات الصغيرة للتعامل مع المراجع بإنصاف وهدوء.

الأسئلة الشائعة

هل نحن ملزمون قانوناً بتقديم مرجع وظيفي؟

في أماكن كثيرة لا، ما لم ينص عقد أو نظام محلي على خلاف ذلك. وتشترط بعض الدول شهادة عمل أساسية. راجع القواعد المحلية، وأياً كان نهجك فطبّقه على الجميع.

هل يجوز لنا رفض تقديم مرجع؟

عادةً نعم، وسياسة الاكتفاء بتأكيد التواريخ والمسمى الوظيفي شائعة ومقبولة على نطاق واسع. المهم أن تكون ثابتة وألا تستهدف شخصاً بعينه.

ماذا لو غادر الموظف السابق بعلاقة سيئة؟

التزم بالوقائع المحايدة نفسها التي تقدمها لأي شخص: التواريخ والمسمى. ولا تضف تحذيرات ولا تلميحات. وإن كنت غير متأكد فاستشر مختصاً قبل الرد.

هل يجوز لمدير أن يقدّم مرجعاً شخصياً؟

فقط إذا سمحت سياستك بذلك. وفي هذه الحال عليه أن يوضح أنه رأي شخصي لا رأي الشركة، وأن يقتصر على ما شاهده بنفسه. وكثير من الشركات الصغيرة تحصر كل شيء في جهة اتصال واحدة.

← العودة إلى المدوّنة