التوظيف من أكبر بنود الإنفاق في أي شركة نامية، ومع ذلك لا تعرف فرق كثيرة كم يكلّف تعيين موظف واحد فعلاً. وهذا ما يجيب عنه مقياس تكلفة التوظيف للشخص الواحد. يشرح هذا الدليل المعادلة، ويعرض مثالاً محسوباً، ويحذّر من حدود المقارنات المنشورة، ويسرد طرقاً عملية لخفض الرقم دون الإضرار بالجودة.
ما هي تكلفة التوظيف للشخص الواحد؟
هي متوسط التكلفة الإجمالية لشغل وظيفة، من يوم بدء الاستقطاب إلى يوم قبول المرشح. وتُحسب عادةً على فترة كربع سنة أو سنة، حتى لا تشوّه حالة استثنائية واحدة الصورة.
معادلة تكلفة التوظيف
المعادلة المعتمدة بسيطة:
تكلفة التوظيف للشخص الواحد = (تكاليف الاستقطاب الداخلية + تكاليف الاستقطاب الخارجية) ÷ عدد المعيّنين
الصعوبة ليست في القسمة، بل في تحديد ما يُحتسب، ثم احتساب الأشياء نفسها في كل مرة.
التكاليف الخارجية
هي الفواتير والرسوم التي تدفعها لأطراف خارجية:
- الإعلان. قوائم مواقع الوظائف والمنشورات الممولة وأدوات صفحة الوظائف.
- رسوم الوكالات والبحث عن الكفاءات. تكون عادةً نسبة من راتب السنة الأولى.
- الفحص. فحص الخلفية والاختبارات وخدمات التحقق من المراجع.
- نفقات المرشحين. السفر والإقامة ودعم الانتقال.
- مكافآت الترشيح والفعاليات. ما يُدفع للموظفين، ومعارض التوظيف وزيارات الجامعات.
التكاليف الداخلية
هذه أصعب في الرصد لأن أحداً لا يرسل فاتورة بها:
- وقت المختصين بالاستقطاب والموارد البشرية. رواتب ومزايا من يتولون التوظيف بنسبة الوقت الذي يقضونه فيه.
- وقت المحاورين والمديرين. ساعات مكالمات الفرز والمقابلات واجتماعات التقييم، مقدّرة بتكلفتها بالساعة.
- الأدوات. نظام تتبع المتقدمين وبرمجيات الاستقطاب الأخرى.
- الأعمال الإدارية والتكاليف العامة. الجدولة والمعاملات وجهود علامة صاحب العمل.
مثال محسوب
شركة عيّنت ١٢ موظفاً في ربع سنة. تكاليفها الخارجية:
- إعلانات الوظائف: ٩٬٠٠٠ دولار
- رسوم وكالة لتعيين واحد في منصب أول: ١٨٬٠٠٠ دولار
- فحص الخلفية والاختبارات: ٢٬٤٠٠ دولار
- مكافآت الترشيح: ٣٬٠٠٠ دولار
- سفر المرشحين: ١٬٦٠٠ دولار
فيكون مجموع التكاليف الخارجية ٣٤٬٠٠٠ دولار. أما تكاليفها الداخلية فهي:
- مختص استقطاب واحد يعمل على التوظيف فقط، بتكلفته الكاملة للربع: ١٨٬٠٠٠ دولار
- ١٥٠ ساعة من وقت المحاورين بسعر ٥٠ دولاراً للساعة: ٧٬٥٠٠ دولار
- نظام تتبع المتقدمين والأعمال الإدارية: ٤٬٥٠٠ دولار
فيكون مجموعها الداخلي ٣٠٬٠٠٠ دولار. والإجمالي ٦٤٬٠٠٠ دولار، وبقسمته على ١٢ معيّناً تكون تكلفة التوظيف للشخص الواحد نحو ٥٬٣٣٣ دولاراً.
لاحظ ما يخفيه المتوسط. فتعيين الوكالة الواحد كلّف ١٨٬٠٠٠ دولار رسوماً وحدها، بينما كلّف المعيّنون الأحد عشر الآخرون أقل بكثير. وتقسيم الرقم حسب القناة أو نوع الوظيفة أو الإدارة يعلّمك عادةً أكثر من الرقم الإجمالي.
المقارنات المرجعية: استخدمها بحذر
من المغري أن تقارن رقمك بمتوسط منشور. لكن احذر. فالمتوسطات المنشورة تتراوح من بضعة آلاف إلى أكثر بكثير من عشرة آلاف دولار بحسب الدراسة، وسبب ذلك في الغالب اختلاف المنهج لا اختلاف حقيقي في التوظيف:
- التعريفات تختلف. بعض الدراسات تحتسب الإنفاق الخارجي فقط، وبعضها يضيف الرواتب ووقت المديرين.
- تنوّع الوظائف مهم. البحث عن مدير تنفيذي وتعيين بالجملة في التجزئة على طرفي نقيض.
- القطاع والمنطقة وحجم الشركة كلها تحرّك الرقم، وكذلك حال سوق العمل من شحّ أو وفرة.
- العيّنات منحازة. يميل المشاركون إلى أن يكونوا شركات أكبر لديها وظيفة استقطاب رسمية.
أفضل مرجع هو رقمك أنت. احسبه بالطريقة نفسها كل ربع سنة، وراقب الاتجاه والفروق بين الوظائف.
كيف تخفض تكلفة التوظيف؟
- تتبّع التكلفة حسب المصدر. اعرف أي القنوات تأتي بمعيّنين وأيها تأتي بفواتير فقط، ثم انقل الميزانية وفق ذلك.
- ابنِ برنامج ترشيح من الموظفين. المكافأة أرخص عادةً بكثير من رسوم الوكالة، والمرشَّحون بتزكية يبقون غالباً مدة أطول.
- قصّر زمن شغل الوظيفة. كل أسبوع إضافي من المقابلات المفتوحة يكلّف وقت الموظفين، والمقعد الشاغر يكلّف إنتاجاً.
- بسّط المقابلات. جولات أقل وأكثر تنظيماً توفر ساعات دون خفض المعيار.
- انظر في الداخل أولاً. النقل الداخلي وعودة الموظفين السابقين تتجاوز معظم تكاليف الإعلان والوكالات.
- فاوض على شروط الوكالات. خصّص الوكالات للوظائف الصعبة، واطلب رسوماً أقل أو متدرجة.
- قوِّ علامتك كصاحب عمل. صفحة وظائف واضحة وأوصاف صادقة تجذب متقدمين أنسب، فتفرز عدداً أقل من غير المناسبين.
- خفّض معدل ترك العمل. أرخص تعيين هو الذي لا تضطر إلى تكراره.
تنبيه واحد: لا تطارد رقماً منخفضاً على حساب الجودة. اقرن تكلفة التوظيف بجودة التعيين ونسبة البقاء بعد ٩٠ يوماً، وإلا بدا التعيين الرخيص الذي يغادر سريعاً كأنه نجاح.
اجعلها عادة
لا تحتاج إلى برنامج خاص لتبدأ. يكفي جدول بيانات بصف لكل معيّن، وقائمة بتكاليف الربع. وإذا كنت تدير عمليات الموظفين أصلاً في FulcrumGrid الموارد البشرية، فيمكنك إبقاء طلبات التوظيف والمصادر وتكاليفه إلى جانب بقية بيانات الموارد البشرية، فيصبح الحساب الربع سنوي مسألة دقائق بدل البحث بين الفواتير.
حدّد تكاليفك مرة واحدة، واحسب في مواعيد ثابتة، واستخدم النتيجة لطرح أسئلة أفضل عن وجهة إنفاقك على التوظيف.
الأسئلة الشائعة
ما الذي تشمله تكلفة التوظيف للشخص الواحد؟
تشمل التكاليف الخارجية كالإعلانات ورسوم الوكالات وفحص الخلفية والسفر، والتكاليف الداخلية كرواتب مختصي الاستقطاب ووقت المحاورين وبرمجيات الاستقطاب. ومهما شملت، أبقِ التعريف نفسه من فترة إلى أخرى.
ما الفرق بين تكلفة التوظيف للشخص الواحد وتكلفة التوظيف الكلية؟
كثيراً ما يُستخدم المصطلحان بالمعنى نفسه. فتكلفة التوظيف للشخص الواحد متوسط، أي إجمالي إنفاق الاستقطاب مقسوماً على عدد المعيّنين، أما التكلفة الكلية للتوظيف فقد تشمل أيضاً التهيئة والتدريب ووقت بلوغ الأداء الكامل.
كم مرة ينبغي حساب تكلفة التوظيف للشخص الواحد؟
الحساب الربع سنوي يناسب أغلب الشركات، مع مراجعة سنوية للاتجاه. أما الفرق الصغيرة جداً قليلة التوظيف فتحصل على رقم أكثر ثباتاً بالحساب مرة في السنة.
هل الأقل تكلفة هو الأفضل دائماً؟
لا. قد يعني الرقم المنخفض أنك تتساهل في الفرز أو تدفع أقل مما يلزم لجذب مرشحين أقوياء. اقرأه مع جودة التعيين وزمن شغل الوظيفة والبقاء في الأشهر الأولى.
FulcrumGrid منصة الموارد البشرية
اعرف كم يكلّف كل تعيين فعلاً
يحفظ FulcrumGrid الموارد البشرية بيانات التوظيف وعمليات الموظفين في مكان واحد، فيستغرق فحص تكلفة التوظيف الربع سنوي دقائق لا أياماً.