Home / Blog / Incassogids

Collection

Wanneer geef je een achterstallige rekening aan een incassobureau?

Niet elke late factuur hoort bij een incassobureau. Termijnen als richtlijn, interne stappen om eerst te proberen, wat bureaus rekenen en wat je klaarzet.

15 oktober 2026 · 6 min lezen

Bijna elk bedrijf heeft wel een factuur die gewoon niet wordt betaald. De lastige vraag is niet of je erachteraan gaat, maar wanneer je het uit handen geeft. Te vroeg, en je verliest misschien een klant die alleen verstrooid was. Te laat, en het geld wordt moeilijker terug te krijgen. Deze gids beantwoordt de vragen die ondernemers en financiële teams het vaakst stellen.

Hoe laat is laat genoeg?

Er is geen universele termijn, maar deze drempels vormen een praktische richtlijn:

• 1 tot 30 dagen te laat. Zie het als een herinneringsprobleem. De meeste vertragingen zijn vergissingen of trage goedkeuring.
• 31 tot 60 dagen te laat. Escaleer persoonlijk. Een telefoontje en een schriftelijke brief horen in het dossier.
• 61 tot 90 dagen te laat. Fase van de laatste aanmaning. Zeg duidelijk dat de zaak naar een incassobureau gaat als er niet wordt betaald.
• 90 dagen of meer. Overweeg serieus een incassobureau. Het slagingspercentage daalt naarmate een vordering ouder wordt, en veel bureaus halen hun beste resultaten bij dossiers jonger dan zes maanden.

Pas dit aan op je betaalvoorwaarden en sector. Een factuur met 90 dagen betaaltermijn is op dag 60 niet te laat, terwijl een klant die onbereikbaar is, is verhuisd of tekenen van insolventie vertoont sneller handelen kan rechtvaardigen.

Wat doe je eerst zelf?

Controleer dat de vordering niet wordt betwist

Check of de goederen of diensten zijn geleverd, de factuur is ontvangen en er geen creditnota openstaat. Bureaus krijgen betwiste bedragen moeilijk geïncasseerd, en een onterechte vordering kan je de klant en je reputatie kosten.

Bereik degene die echt betaalt

Neem contact op met crediteurenadministratie, niet alleen met degene die bestelde. Een kort telefoontje legt vaak een ontbrekend inkoopordernummer of een bankfout bloot die een derde e-mail nooit zou vinden.

Volg een duidelijke escalatiereeks

Stuur een vriendelijke herinnering, dan een stevige opvolging, dan een formele laatste aanmaning met het bedrag, een vaste datum, de rente of kosten die je contract toestaat en wat daarna volgt. Houd elk bericht kort en feitelijk.

Pauzeer nieuw werk

Stop nieuwe orders of leveringen bij een rekening met een hoog openstaand saldo. Dat beperkt je risico en trekt vaak sneller aandacht dan welke brief ook.

Wat kost een incassobureau?

De meeste werken op basis van no cure, no pay: ze houden een percentage van wat ze innen en rekenen niets als ze niets innen. De tarieven liggen meestal tussen ongeveer 15% en 30% van het geïnde bedrag, hoger bij oude, kleine of grensoverschrijdende vorderingen. Sommige rekenen vaste kosten of maandelijkse minima, dus vraag het volledige tarievenoverzicht schriftelijk op. Bij een factuur van 5.000 die voor 25% wordt geïnd, ontvang je 3.750. Dat is veel beter dan niets, maar het laat zien waarom een geslaagde eigen poging op dag 45 beter is dan een bureau op dag 180. Vergelijk het ook met juridische stappen, waarbij je meestal vooraf griffie- en advocaatkosten betaalt.

Wat zijn de gevolgen voor de relatie en de regelgeving?

Een bureau treedt op in jouw naam, dus zijn gedrag is jouw reputatie. Kies een erkend, professioneel bureau en vraag hoe het met klachten omgaat. De regels verschillen per land: veel landen regelen contacttijden, toon, wat aan derden mag worden verteld en hoe persoonsgegevens worden verwerkt, en consumentenschulden zijn meestal strenger gereguleerd dan zakelijke schulden. Controleer ook de verjaringstermijn, want op veel plekken is een oude vordering na een paar jaar niet meer afdwingbaar. Laat je contract met het bureau en je briefsjablonen één keer door een jurist nakijken. Overweeg bij een strategische klant een laatste telefoontje van iemand van hogere functie voordat het dossier je handen verlaat.

Wat zet je klaar voordat je een dossier overdraagt?

• Het ondertekende contract of de orderbevestiging met betaalvoorwaarden
• Facturen, rekeningoverzichten en bewijs van levering of oplevering
• Een gedateerd logboek van elke herinnering, elk gesprek en elk antwoord
• De laatste aanmaning die je hebt gestuurd
• Actuele contactgegevens, inclusief bedrijfsnaam en KvK- of btw-nummer
• Eventuele geschillen, deelbetalingen of betalingsbeloftes

Een nette administratie versnelt de incasso en beschermt je als de debiteur de vordering betwist.

Welke alternatieven zijn er?

• Betalingsregeling. Termijnen volgens een getekend schema leveren vaak meer op dan een harde lijn, vooral bij een klant die wil maar krap zit. Vraag een eerste betaling vooraf en een clausule dat bij een gemiste termijn het hele saldo opeisbaar wordt.
• Deelschikking. Nu 80% accepteren kan beter zijn dan een jaar achter 100% aan jagen, als de klant het financieel moeilijk heeft.
• Mediation of kantonrechter. Geschikt voor middelgrote, goed gedocumenteerde vorderingen waarbij je een bindende uitkomst wilt.
• Afschrijven. Bij zeer kleine bedragen kunnen de incassokosten hoger zijn dan de som. Boek het af en leer ervan.

Een praktische aanpak

Stel je eigen tijdlijn vast en houd je eraan, bijvoorbeeld herinneringen op dag 1 en 14, een telefoontje op dag 30, een laatste aanmaning op dag 60 en overdracht op dag 90 als er geen afspraak is. Een spreadsheet volstaat zolang het volume klein is. Daarna kan een hulpmiddel als FulcrumGrid Collection herinneringen, betalingsbeloftes en notities per rekening op één plek bewaren, zodat het dossier klaarligt als je het nodig hebt.

Probeer het eerst zelf te innen, leg alles vast en geef een rekening pas uit handen als je eigen stappen echt zijn opgebruikt.

Veelgestelde vragen

Schaadt een incassobureau mijn relatie met de klant?

Dat kan, daarom probeer je eerst je eigen stappen en waarschuw je de klant voordat je het dossier overdraagt. Een professioneel bureau dat zich aan de regels houdt en respectvol blijft, beperkt de schade.

Mag ik rente of incassokosten rekenen voordat ik een bureau inschakel?

Meestal wel, als je contract of de lokale wet het toestaat en je het op de factuur of in de voorwaarden hebt vermeld. Controleer de regels van je land, sommige stellen een maximum aan het percentage.

Wat als de klant de factuur betwist?

Los het geschil eerst op. De meeste bureaus nemen geen betwist dossier aan, en doordrukken van een betwiste vordering kan je reputatie schaden en een latere rechtszaak verzwakken.

Is het beter de vordering te verkopen of een bureau op no cure, no pay in te schakelen?

Verkopen levert direct geld op, maar met een forse korting, vaak een klein deel van de nominale waarde. No cure, no pay laat meer opbrengst over als de vordering inbaar is. Verkoop past vooral bij oude, grote portefeuilles.

← Terug naar de blog