Elk bedrijf dat op rekening verkoopt, krijgt vroeg of laat te maken met een klant die nooit betaalt. Wacht je met het boeken van het verlies tot het zover is, dan lijkt je winst beter dan ze is. Een voorziening voor dubieuze debiteuren lost dat op door het verlies vooraf te schatten. Deze vraag-en-antwoordgids legt uit hoe het werkt en hoe je het berekent met niet meer dan een spreadsheet.
Wat is een voorziening voor dubieuze debiteuren?
Het is een correctierekening op de activa die op de balans naast de debiteuren staat. Ze bevat je beste schatting van de facturen die je niet zult innen. Debiteuren min de voorziening geeft het nettobedrag dat je realistisch verwacht te ontvangen. Omdat de schatting in dezelfde periode wordt geboekt als de verkoop, worden noch je resultaat noch je activa te hoog weergegeven.
Welke methoden kun je gebruiken?
Er zijn er twee gangbaar. De ouderdomsmethode vertrekt vanuit het saldo van de debiteuren, de omzetmethode vanuit de winst-en-verliesrekening. De meeste kleine bedrijven kiezen er één, leggen die vast en blijven die gebruiken.
Hoe werkt de methode met ouderdomsklassen?
Groepeer openstaande facturen naar hoe laat ze zijn en pas op elke groep een verliespercentage toe op basis van je eigen cijfers. Oudere facturen worden minder vaak betaald, dus het percentage stijgt met de leeftijd. Een rekenvoorbeeld:
- Nog niet vervallen: $ 60.000 tegen 1% = $ 600
- 1 tot 30 dagen te laat: $ 20.000 tegen 3% = $ 600
- 31 tot 60 dagen te laat: $ 10.000 tegen 10% = $ 1.000
- Meer dan 60 dagen te laat: $ 5.000 tegen 30% = $ 1.500
De debiteuren bedragen samen $ 95.000 en de benodigde voorziening is $ 3.700. Staat er al een creditsaldo van $ 1.200 op de voorziening, dan boek je deze periode nog maar $ 2.500 bij om het doel te halen. Je percentages moeten uit je eigen gegevens komen: kijk welk deel van de facturen per klasse de afgelopen twee of drie jaar nooit is betaald.
Hoe werkt de omzetmethode?
Vermenigvuldig de verkopen op rekening van de periode met het percentage dat historisch verloren ging. Heb je dit kwartaal voor $ 400.000 op rekening verkocht en werd 1,2% van eerdere verkopen op rekening nooit betaald, dan zijn de kosten voor oninbare vorderingen $ 4.800. Dat gaat snel en zet kosten tegenover omzet, maar het negeert de huidige stand van je debiteuren. Toets het daarom aan een ouderdomsanalyse.
Wat is de journaalpost?
In woorden: je debiteert de kosten voor oninbare vorderingen en je crediteert de voorziening dubieuze debiteuren voor het bedrag van de schatting. De kosten verlagen de winst van deze periode en de creditboeking verlaagt de netto debiteuren op de balans. Bij de ouderdomsmethode is het bedrag het verschil tussen de doelvoorziening en het saldo dat er al staat. Bij de omzetmethode is het het berekende bedrag zelf.
Hoe vaak moet je het herzien?
Herzie het elk kwartaal en aan het einde van het jaar voordat je de boeken afsluit. Draai elke keer opnieuw je ouderdomsanalyse, vergelijk de voorziening met wat er werkelijk gebeurde en pas de percentages aan als klanten sneller of trager betalen dan eerder. Kijk er ook naar zodra er iets verandert: een grote klant in problemen, nieuwe betaalvoorwaarden, een omslag in de economie of een nieuw verkoopkanaal. Wijken de werkelijke verliezen steeds sterk af van je schatting, dan kloppen de percentages niet, en is het geen pech.
Wat is het verschil met afboeken?
De voorziening is een schatting voordat je weet welke klanten niet betalen. Afboeken gebeurt wanneer een bepaalde factuur vaststaat als oninbaar. Dan debiteer je de voorziening en crediteer je de debiteuren voor het bedrag van die factuur. Er komen geen nieuwe kosten bij, omdat die al zijn geboekt bij het vormen van de voorziening, en de netto debiteuren blijven gelijk. Betaalt de klant later alsnog, dan draai je het afboeken terug en boek je de ontvangst.
Welke fouten moet je vermijden?
- Voor alles één vast percentage gebruiken. Een factuur van 90 dagen oud en een die volgende week vervalt, lopen niet evenveel risico.
- De percentages nooit bijwerken. Percentages van drie jaar geleden passen misschien niet meer bij je klanten van nu.
- Het afboeken als kosten boeken. Dan tel je hetzelfde verlies twee keer mee.
- Eén grote rekening negeren. Voor één risicovolle klant kun je apart een voorziening treffen in plaats van het klassenpercentage te gebruiken.
- De incasso verwaarlozen. Een goede voorziening is een vangnet en geen vervanging van achter de betaling aan gaan.
Waar begin je?
Exporteer je openstaande facturen, deel ze in ouderdomsklassen in, bereken per klasse het historische verliespercentage en boek de eerste post. Zet daarna een terugkerende kwartaalcontrole in je agenda. De beste manier om de voorziening klein te houden is sneller innen, en daarbij kan Collection (FulcrumGrid) helpen door achterstallige facturen, herinneringen en toegezegde betaaldata op één plek te bundelen, zodat je ouderdomsanalyse al schoner begint.
Veelgestelde vragen
Is de voorziening dubieuze debiteuren een actief of een passief?
Het is een correctierekening op de activa. Ze heeft een creditsaldo en wordt in mindering gebracht op de debiteuren, dus ze verlaagt je totale activa in plaats van als schuld te verschijnen.
Welk percentage gebruik ik voor elke ouderdomsklasse?
Gebruik je eigen cijfers. Bereken welk deel van de facturen per klasse de afgelopen twee of drie jaar nooit is betaald en pas dat aan voor bekende veranderingen in klanten of voorwaarden.
Verlaagt afboeken de winst opnieuw?
Nee. De kosten zijn geboekt toen je de voorziening vormde. Bij afboeken gaat het bedrag alleen uit zowel de voorziening als de debiteuren.
Kan ik de ouderdomsmethode en de omzetmethode combineren?
Ja. Veel bedrijven gebruiken de omzetmethode voor snelle maandschattingen en de ouderdomsmethode elk kwartaal als controle, en stellen de voorziening dan bij naar het ouderdomsresultaat.
FulcrumGrid Collection
Incasseer sneller, reserveer minder
Collection (FulcrumGrid) bundelt achterstallige facturen, opvolging en betaalbeloften op één plek, zodat minder vorderingen uitgroeien tot dubieuze debiteuren.