Een rekeningoverzicht is een samenvatting van alles wat er in een bepaalde periode tussen jou en één klant is gebeurd: de verstuurde facturen, de ontvangen betalingen, eventuele creditnota's of correcties en het saldo dat nog openstaat. Zie het als de rekening-courant van de klant, vanuit jouw kant. Het vraagt niet om betaling van iets nieuws, maar laat zien hoe de hele rekening ervoor staat.
Rekeningoverzicht of factuur?
De twee documenten worden vaak door elkaar gehaald, maar ze doen verschillend werk.
- Een factuur vraagt om betaling voor één specifieke verkoop of dienst. Ze wordt één keer verstuurd, heeft een eigen nummer en vervaldatum en is meestal het document dat de betaling in gang zet.
- Een rekeningoverzicht is een periodieke samenvatting van de rekening. Het toont veel transacties, laat zien wat betaald is en wat niet, en geeft één eindsaldo.
Een overzicht vervangt geen factuur en is meestal geen fiscaal document. Klanten hebben de originele facturen nog steeds nodig voor hun eigen administratie. Wat het overzicht toevoegt, is het totaalbeeld: je ziet makkelijk een ontbrekende betaling, een dubbele boeking of een factuur die de klant nooit heeft ontvangen.
Wat een rekeningoverzicht moet bevatten
- Jouw gegevens en die van de klant: bedrijfsnamen, adressen en klantnummer of referentie.
- De datum en de periode: bijvoorbeeld 1 tot en met 30 september, zodat duidelijk is wat het weergeeft.
- Het beginsaldo: wat er aan het begin van de periode openstond.
- Elke transactie op datum: factuurnummers en -data, ontvangen betalingen, creditnota's en correcties, elk met bedrag.
- Het eindsaldo: het totaal dat nu openstaat.
- Een ouderdomsoverzicht: het saldo verdeeld in nog niet vervallen, 1 tot 30 dagen te laat, 31 tot 60 en meer dan 60 dagen, zodat de klant ziet wat het eerst aandacht nodig heeft.
- Betaalgegevens en voorwaarden: hoe te betalen, waar het betalingsadvies naartoe moet en wie te bellen bij vragen.
Wanneer moet je het versturen?
Er is geen wettelijke regel voor het tijdstip, dus de juiste frequentie hangt af van je bedrijf en je klanten. Een verstandig uitgangspunt:
- Standaard maandelijks: stuur kort na maandeinde een overzicht naar elke klant met een openstaand saldo. Dat past bij hoe de meeste financiële teams hun boeken afsluiten en betaalrondes plannen.
- Vaker bij actieve rekeningen: wordt een klant wekelijks gefactureerd of heeft hij grote, snel veranderende saldi, dan houdt een tweewekelijks of wekelijks overzicht beide kanten op één lijn.
- Als een rekening achterstallig wordt: een overzicht toont achterstallige posten neutraal naast reeds ontvangen betalingen en werkt vaak als een vriendelijke eerste herinnering.
- Op verzoek of vóór een geschil: klanten, accountants en kredietverstrekkers vragen soms om een overzicht om een saldo te bevestigen. Stuur er een vóór een kredietbeoordeling of de jaarafsluiting.
- Als er niets gebeurt: een klant zonder bewegingen en met saldo nul heeft er geen nodig; versturen levert alleen ruis op.
Hoe de klant een overzicht afstemt
Afstemmen betekent controleren of jouw overzicht klopt met het crediteurenboek van de klant. Klanten doen dat meestal in vier stappen:
- Elke factuur afvinken: ze vergelijken elke factuur op het overzicht met wat ze zelf hebben geboekt.
- Elke betaling afvinken: ze controleren of elke gedane betaling erop staat, op de juiste datum en voor het juiste bedrag.
- Verschillen uitzoeken: veelvoorkomende oorzaken zijn een nooit ontvangen factuur, een betaling die nog onderweg is, een niet verwerkte creditnota of een betaling die aan de verkeerde factuur is gekoppeld.
- Reageren: ze bevestigen het saldo en plannen de betaling, of sturen de afwijkende posten gericht terug.
Je maakt dit veel makkelijker door factuurnummers precies zo te tonen als op de originele facturen en het inkoopordernummer van de klant te vermelden.
Tips voor betere rekeningoverzichten
- Zet eerst je eigen administratie op orde: niet toegewezen betalingen en niet uitgegeven creditnota's zijn de meest voorkomende reden dat een overzicht niet klopt.
- Maak het makkelijk leesbaar: op datum, duidelijke omschrijvingen en één saldo onderaan. Licht achterstallige posten uit in plaats van ze te verstoppen.
- Stuur het naar de juiste persoon: de contactpersoon van crediteurenbeheer, niet alleen degene die de bestelling plaatste.
- Voeg een korte notitie toe: één zin met het verzoek om verschillen binnen enkele dagen te melden maakt van geschillen snelle correcties.
- Volg op: toont het overzicht achterstallige posten en gebeurt er niets, stuur dan een herinnering in plaats van op de volgende ronde te wachten.
Veel teams maken overzichten met de hand vanuit een spreadsheet, wat traag is en snel fouten oplevert. FulcrumGrid Collection koppelt facturen, betalingen en opvolgacties aan elke klant, zodat je het actuele saldo en het achterstallige ziet voordat je iets verstuurt. Het kan een klant niet tot betalen dwingen, maar het scheelt handwerk en houdt wat je verstuurt in lijn met je administratie.
Veelgestelde vragen
Wat is een rekeningoverzicht?
Een samenvatting van alle facturen, betalingen, creditnota's en correcties tussen een bedrijf en één klant in een bepaalde periode, eindigend met het saldo dat nu openstaat. Het toont de stand van de hele rekening, niet van één verkoop.
Is een rekeningoverzicht hetzelfde als een factuur?
Nee. Een factuur vraagt om betaling van een specifieke verkoop en wordt één keer verstuurd. Een rekeningoverzicht vat veel transacties en het totaalsaldo samen. Het vervangt de originele facturen niet, die de klant nodig heeft voor zijn administratie.
Hoe vaak moet ik rekeningoverzichten versturen?
De meeste bedrijven doen dat maandelijks, kort na de maandafsluiting. Bij drukke rekeningen vaker, en bij een achterstallige rekening kan een overzicht dienen als vriendelijke herinnering. Sla klanten zonder activiteit en met saldo nul over.
Wat moet een klant doen als het overzicht niet klopt met zijn administratie?
Elke factuur en betaling regel voor regel vergelijken, de verschillen opsporen (ontbrekende factuur, betaling onderweg, niet verwerkte creditnota) en de afzender antwoorden met de specifieke posten, zodat beide partijen kunnen corrigeren.
FulcrumGrid Collection
Bekijk het saldo van elke klant voordat je het overzicht verstuurt
FulcrumGrid Collection brengt facturen, betalingen en opvolgacties per klant samen, zodat je ziet wat openstaat en achterstallig is en op tijd opvolgt.