Een klant die 60 dagen te laat is, is niet altijd een klant die nooit zal betalen. Vaak is het een goede klant met een liquiditeitskrapte, en een goed opgezette betalingsregeling kan het volledige saldo terughalen en de relatie intact houden. Een slecht opgezette schuift het probleem alleen voor je uit. Zo pak je het goed aan.
Wanneer bied je een betalingsregeling aan?
Een betalingsregeling is zinvol als de klant wil betalen maar niet in één keer kan. Bied er een aan wanneer:
- De klant de schuld erkent en de factuur niet betwist.
- Hij een staat van dienst heeft als betaler of een duidelijke reden voor het tekort, zoals een te late betaling van zijn eigen klant.
- Het saldo zo hoog is dat een bedrag ineens onrealistisch is.
- Het alternatief, een incassobureau of afboeking, je meer zou kosten dan wachten.
Bied er geen aan als de factuur wordt betwist (los eerst het geschil op), als de klant onbereikbaar is of als er tekenen van insolventie zijn. Die gevallen vragen een andere route en mogelijk juridisch advies.
Welke voorwaarden hoort de regeling te bevatten?
Houd de opzet simpel genoeg om te volgen en stevig genoeg om af te dwingen.
- Totaal verschuldigd bedrag: bevestig het exacte saldo, inclusief afgesproken rente of incassokosten.
- Aantal en hoogte van de termijnen: gelijke bedragen zijn het makkelijkst te volgen. De meeste regelingen lopen drie tot zes maanden; langere verhogen je risico.
- Vaste vervaldata: koppel ze aan de salarisdag of betaalrun van de klant, zoals de 1e en de 15e, in plaats van vage formuleringen als einde maand.
- Betaalwijze: overboeking, automatische incasso of een opgeslagen kaart. Automatische betalingen verminderen gemiste termijnen sterk.
Vraag om een aanbetaling
Vraag om een betaling vooraf, meestal 10 tot 25 procent van het saldo. Een aanbetaling bewijst goede wil, verlaagt direct je blootstelling en geeft de klant een reden om de regeling vol te houden. Kan hij zelfs geen kleine aanbetaling opbrengen, zie dat dan als waarschuwingssignaal.
Leg het vast in een schriftelijke afspraak
Vertrouw nooit op een mailketting of een telefoongesprek. Een korte schriftelijke afspraak, ondertekend of duidelijk geaccepteerd door iemand met bevoegdheid, bevat:
- De factuurnummers en het totale saldo dat eronder valt.
- De aanbetaling, het bedrag van elke termijn en elke vervaldatum.
- Dat de oorspronkelijke schuld geldig blijft en de regeling een tegemoetkoming is, geen korting.
- Of rente of kosten worden opgeschort, kwijtgescholden of nog gelden.
- Dat nieuwe bestellingen kunnen worden stopgezet of alleen tegen vooruitbetaling lopen tot de regeling is afgelost.
Laat het toetsen aan de lokale wetgeving, want regels over rente, kosten en afdwingbaarheid verschillen per land.
Neem een verzuimclausule op
De verzuimclausule geeft de regeling tanden. Bepaal precies wat als verzuim telt, bijvoorbeeld een termijn die meer dan vijf tot zeven dagen uitblijft, en wat er dan gebeurt. Meestal wordt het hele resterende saldo direct opeisbaar, komen kwijtgescholden kosten terug en mag je de gewone incassostappen hervatten. Voeg een korte coulanceperiode toe, zodat één bankvertraging de afspraak niet laat klappen, maar maak de gevolgen duidelijk en pas ze consequent toe.
Hoe volg je termijnen en stuur je herinneringen?
De meeste betalingsregelingen mislukken niet door onwil, maar door slechte opvolging. Behandel na ondertekening elke termijn als een eigen kleine factuur:
- Leg het schema vast op het klantaccount, zodat het resterende saldo altijd zichtbaar is.
- Stuur drie tot vijf dagen voor elke vervaldatum een vriendelijke herinnering.
- Bevestig elke ontvangen betaling, met het nieuwe resterende saldo.
- Volg de dag na een gemiste termijn op, niet een week later. Vroeg contact maakt het verschil tussen een uitglijder en verzuim.
- Bekijk elke week alle lopende regelingen in je ouderdomsanalyse.
Houd ook de rest van het account op orde. Zorg dat nieuwe facturen naast de regeling op tijd worden betaald; anders maak je de stapel alleen maar groter.
Veelgemaakte fouten om te vermijden
- Alleen mondelinge afspraken die achteraf niemand kan bewijzen.
- Te lange regelingen, die je risico oprekken voor weinig winst.
- De aanbetaling overslaan en onderhandelingsmacht weggeven.
- De verzuimclausule niet handhaven, waardoor klanten leren dat data vrijblijvend zijn.
Waar software helpt
Spreadsheets en agendaherinneringen werken voor een of twee regelingen, daarna gaat het schuiven. FulcrumGrid Collection kan de termijnen van elke regeling volgen naast de facturen van de klant, automatisch herinneren vóór elke vervaldatum en een gemiste betaling de volgende dag signaleren, zodat je opvolgt zolang het nog makkelijk is. Het vervangt je oordeel over wie een regeling verdient niet, maar neemt het repetitieve volgwerk over dat regelingen laat slagen.
Veelgestelde vragen
Hoe lang moet een betalingsregeling voor vervallen facturen lopen?
De meeste lopen drie tot zes maanden. Kortere regelingen leveren sneller geld op en hebben minder risico; langer dan een jaar hoort zeldzaam te zijn en gesteund door een hogere aanbetaling of extra zekerheid.
Hoeveel aanbetaling moet ik vragen?
Een aanbetaling van 10 tot 25 procent van het saldo is gebruikelijk. Het toont goede wil en verlaagt direct je blootstelling. Een klant die geen enkele aanbetaling kan doen, houdt de termijnen mogelijk ook niet vol.
Moet ik rente of kosten rekenen bij een betalingsregeling?
Dat is jouw keuze, maar leg het duidelijk vast in de afspraak. Veel bedrijven schorten kosten op zolang de regeling loopt en laten ze herleven bij verzuim. Controleer de lokale regels over wat je mag rekenen.
Wat gebeurt er als de klant een termijn mist?
Je verzuimclausule beslist. Meestal wordt na een korte coulanceperiode het hele resterende saldo opeisbaar en gaat de gewone incasso weer door. Neem de dag na de gemiste termijn contact op om het snel op te lossen.
FulcrumGrid Collection
Houd elke betalingsregeling op koers
Laat FulcrumGrid Collection termijnen volgen en klanten vóór elke vervaldatum herinneren, zodat geen enkele regeling door de mazen glipt.