Winst op papier betaalt geen salarissen, geld op de bank wel. Als een groot deel van je omzet op rekening gaat, hangt het geld dat je volgende maand hebt af van wanneer klanten echt betalen, niet van wanneer je factureerde. Deze vraag-en-antwoordgids legt uit hoe je van je debiteuren een bruikbare cashflowprognose maakt.
Waarom cash voorspellen op basis van debiteuren?
Debiteuren zijn meestal de grootste en best voorspelbare bron van inkomend geld. Een prognose daarop vertelt je vroeg of je salarissen, leveranciers en belastingen kunt betalen, of dat je harder moet aanmanen, een aankoop moet uitstellen of kortlopende financiering moet regelen zolang daar nog tijd voor is.
Wat heb je nodig voordat je begint?
- Een actuele lijst van openstaande facturen met bedrag, factuurdatum en vervaldatum.
- De betaalhistorie per klant. Minstens de facturen van de afgelopen zes tot twaalf maanden met de datum waarop ze zijn betaald.
- Betalingsvoorwaarden. 30 dagen netto, 45 dagen netto, termijnen of mijlpalen.
- Bekende problemen. Betwiste facturen, klanten in moeilijkheden en betalingsbeloftes die je al hebt ontvangen.
Hoe bouw je de prognose stap voor stap op?
1. Deel je debiteuren in naar ouderdom
Groepeer openstaande facturen naar achterstand: nog niet vervallen, 1 tot 30 dagen te laat, 31 tot 60 en meer dan 60. Een ouderdomsanalyse laat in één oogopslag zien hoeveel van je saldo gezond is en hoeveel risico loopt.
2. Meet hoe klanten echt betalen
De voorwaarden zeggen 30 dagen, maar klanten gedragen zich anders. Bereken per klant of groep het gemiddelde aantal dagen tussen vervaldatum en betaling. Een klant die gemiddeld 12 dagen te laat betaalt, voorspel je met 12 dagen vertraging, wat het contract ook zegt.
3. Pas per categorie een incassopercentage toe
Niet elke factuur wordt volledig betaald. Schat met je eigen historie welk deel je uiteindelijk int per ouderdomscategorie. Hoe ouder de factuur, hoe lager het percentage.
4. Plaats het verwachte geld in weken
Neem de vervaldatum van elke factuur, tel de verwachte vertraging erbij op, vermenigvuldig het bedrag met het incassopercentage en zet het resultaat in die week. Tel de weken op en je hebt een prognose van de inkomsten. Voor de komende twee maanden is wekelijks beter dan maandelijks, omdat cashproblemen zich binnen een maand verstoppen.
Hoe ziet een eenvoudig voorbeeld eruit?
Stel dat er 100.000 aan facturen openstaat:
- Nog niet vervallen: 60.000 bij 95% incasso geeft 57.000.
- 1 tot 30 dagen te laat: 25.000 bij 80% geeft 20.000.
- 31 tot 60 dagen te laat: 10.000 bij 60% geeft 6.000.
- Meer dan 60 dagen te laat: 5.000 bij 25% geeft 1.250.
De verwachte incasso is 84.250, niet 100.000. Had je je uitgaven op het volledige bedrag gebaseerd, dan miste je al vóór de maand begon ongeveer 16%.
Is de debiteurendagen-maatstaf (DSO) genoeg?
DSO is een handige gezondheidscheck: openstaande debiteuren gedeeld door de verkopen op rekening, vermenigvuldigd met het aantal dagen in de periode. Met 100.000 openstaand en 300.000 aan verkopen op rekening in 90 dagen is de DSO ongeveer 33 dagen. Het geeft de gemiddelde incassosnelheid, maar niet in welke week het geld binnenkomt. Gebruik DSO om trends te zien en de factuur-voor-factuurmethode hierboven om te voorspellen.
Wat zijn de meest gemaakte fouten?
- Aannemen dat iedereen op de vervaldatum betaalt. In veel sectoren is te laat betalen de norm.
- Alle facturen als 100% invorderbaar behandelen. Betwiste en zeer oude facturen vragen om een afslag.
- Nieuwe verkopen vergeten. De methode hierboven dekt alleen facturen die al zijn verstuurd. Voeg verwachte nieuwe facturen apart toe, met hun eigen timing.
- Eén keer voorspellen en nooit vergelijken. Vergelijk elke maand prognose en werkelijkheid en stel je percentages bij.
- Concentratie negeren. Een late betaling van je grootste klant kan zwaarder wegen dan twintig kleine.
Hoe vaak moet je hem bijwerken?
Wekelijks is voor de meeste kleine en middelgrote bedrijven een goed ritme. Werk betaalde facturen bij, voeg nieuwe toe, herzie betalingsbeloftes en deel de lijst opnieuw in naar ouderdom. In het begin volstaat een spreadsheet. Als je je incasso al beheert in FulcrumGrid Collection, staan de lijst met openstaande facturen, de ouderdom en de toegezegde betaaldata al op één plek, wat het handmatig exporteren scheelt. Voor de duidelijkheid over de grenzen: het voorspelt het klantgedrag niet voor je, vertragingen en incassopercentages blijven jouw inschatting op basis van je eigen historie.
Begin met de ouderdom, gebruik het echte betaalgedrag en vergelijk elke maand prognose en werkelijkheid. Een cashflowprognose hoeft niet perfect te zijn, alleen eerlijk en regelmatig bijgesteld.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een cashflowprognose en een debiteurenprognose?
Een cashflowprognose omvat alle inkomende en uitgaande geldstromen, ook salarissen, huur en leveranciers. Een debiteurenprognose betreft alleen de inkomsten uit bestaande facturen. Het is meestal de grootste bouwsteen van de volledige prognose.
Hoe ver vooruit moet ik voorspellen?
Voorspel wekelijks voor de komende 8 tot 13 weken, waar debiteurengegevens het betrouwbaarst zijn. Ga daarna over op maandschattingen die verwachte nieuwe verkopen bevatten.
Welk incassopercentage gebruik ik voor vervallen facturen?
Gebruik je eigen historie. Veel bedrijven innen ongeveer 95% van de nog niet vervallen facturen en veel minder van facturen die meer dan 60 dagen te laat zijn, maar de echte cijfers hangen af van je sector en klanten.
Verandert snellere incasso de prognose?
Ja. Eerder herinneren en consequent opvolgen verkort de gemiddelde vertraging en brengt geld eerder binnen. Pas je aannames aan zodra de verbetering in de data zichtbaar wordt.
FulcrumGrid Collection
Maak van openstaande facturen een cashflowprognose
FulcrumGrid Collection bewaart facturen, vervaldatums, herinneringen en betalingsbeloftes op één plek, zodat je prognose vanuit actuele data vertrekt.