I team di recupero crediti vengono spesso giudicati con un solo numero: quanta liquidità è entrata. Ma gli incassi dipendono da quanto è stato fatturato, quindi un buon mese non coincide con un buon processo. Il Collection Effectiveness Index, o CEI, risponde a una domanda più precisa: di tutto ciò che potevamo incassare, quanto abbiamo incassato davvero? Ecco le risposte alle domande più comuni.
Che cos'è il Collection Effectiveness Index?
Il CEI è una percentuale che misura quanto bene un team incassa i crediti esigibili in un periodo, di solito un mese. Un punteggio del 100% significa che tutto ciò che era incassabile è stato incassato. Valori più bassi indicano che del denaro è rimasto indietro.
Qual è la formula del CEI?
CEI = (crediti iniziali + vendite a credito − crediti totali finali) ÷ (crediti iniziali + vendite a credito − crediti correnti finali) × 100
- Crediti iniziali. Importo totale dovuto all'inizio del periodo.
- Vendite a credito. Fatture emesse a credito durante il periodo.
- Crediti totali finali. Tutto ciò che resta da incassare alla fine, scaduto o no.
- Crediti correnti finali. La parte di quel saldo non ancora scaduta. Viene esclusa dal denominatore perché nessuno poteva ragionevolmente incassarla.
Può mostrare un esempio svolto?
Supponiamo che a settembre si parta da 500.000 di crediti e si emettano 800.000 di vendite a credito. A fine mese vi devono in totale 560.000, di cui 440.000 ancora nei termini e 120.000 scaduti.
- Numeratore: 500.000 + 800.000 − 560.000 = 740.000
- Denominatore: 500.000 + 800.000 − 440.000 = 860.000
- CEI: 740.000 ÷ 860.000 × 100 = 86,0%
Il team ha incassato l'86% del dovuto esigibile. Il restante 14% è il saldo scaduto che passa al mese successivo.
In che cosa il CEI differisce dal DSO?
Il DSO (days sales outstanding) indica in media quanto tempo occorre per essere pagati. Con le stesse cifre, il DSO è 560.000 ÷ 800.000 × 30, circa 21 giorni. È una misura di velocità e cambia con il volume delle vendite, la stagionalità e le condizioni di pagamento. Una fattura grande emessa l'ultimo giorno del mese può far salire il DSO anche se il team non ha sbagliato nulla.
Il CEI misura impegno e risultati rispetto a ciò che era realmente scaduto. Poiché ignora i crediti correnti, è più equo verso chi incassa ed è meno distorto dalle tempistiche. Danno il meglio insieme: il DSO mostra il ciclo di cassa, il CEI mostra quanto bene il team lo gestisce.
Come si interpreta il risultato?
- 100%: l'ideale. Tutto l'incassabile è stato incassato.
- 80% e oltre: un obiettivo comune e, in genere, un buon segnale.
- Sotto l'80%: i saldi scaduti si accumulano. Esaminate i singoli clienti e l'anzianità delle fatture.
Gli obiettivi variano per settore e condizioni di pagamento, quindi seguite il vostro andamento su più mesi invece di inseguire un numero isolato.
Che cosa fa salire o scendere il CEI?
Ciò che lo aumenta
- Fatture chiare, corrette e inviate in tempo.
- Solleciti prima e subito dopo la scadenza.
- Risoluzione rapida delle contestazioni.
- Verifiche di affidabilità e condizioni sensate per i nuovi clienti.
Ciò che lo riduce
- Errori di fatturazione che generano contestazioni.
- Grandi clienti che pagano sempre in ritardo.
- Pagamenti non abbinati che lasciano aperte fatture già saldate.
- Sollecitare solo quando qualcuno se ne ricorda.
Quali errori evitare?
- Usare periodi diversi. I saldi iniziali e finali devono riferirsi allo stesso periodo.
- Includere le vendite per cassa. Nella formula entrano solo le vendite a credito.
- Classificare male corrente e scaduto. Gli errori di anzianità cambiano denominatore e punteggio.
- Ignorare stralci e note di credito. Decidete come trattarli e restate coerenti.
- Giudicare un solo mese. Un unico grosso pagamento può spostare il dato: guardate il trend.
Che aspetto ha una routine mensile?
- Chiudete il mese e verificate che gli incassi siano abbinati.
- Estraete dallo scadenzario i crediti iniziali, totali finali e correnti finali.
- Calcolate il CEI e, accanto, il DSO.
- Elencate i cinque conti scaduti più grandi e concordate un'azione per ciascuno.
- Registrate il risultato e confrontatelo con i tre mesi precedenti.
Per iniziare basta un foglio di calcolo. Se preferite non ricostruirlo ogni mese, FulcrumGrid Collection tiene fatture, anzianità e solleciti in un unico posto, così i dati per il CEI sono sempre aggiornati. Qualunque strumento usiate, conta più l'abitudine del software.
Domande frequenti
Qual è un buon Collection Effectiveness Index?
La maggior parte dei team punta all'80% o più, e il 100% è l'ideale. L'obiettivo dipende dal settore e dalle condizioni di pagamento; confrontatevi prima con i vostri risultati passati.
Il CEI può superare il 100%?
Di norma no. Se succede, controllate i dati: pagamenti abbinati al periodo sbagliato, note di credito o saldi dei crediti non coerenti.
Devo usare il CEI o il DSO?
Entrambi. Il DSO mostra quanto tempo richiede il pagamento, il CEI mostra con quale efficacia il team incassa ciò che è dovuto.
Con che frequenza va calcolato il CEI?
Di solito ogni mese. Settimanalmente può servire durante una campagna di recupero, ma su periodi brevi il valore oscilla di più.
FulcrumGrid Collection
Tenete il recupero crediti sotto controllo ogni mese
FulcrumGrid Collection vi aiuta a sollecitare le fatture scadute e a vedere l'anzianità a colpo d'occhio, così i dati del vostro CEI sono sempre aggiornati.