Un cliente in ritardo di 60 giorni non è sempre un cliente che non pagherà mai. Spesso è un buon cliente con una stretta di liquidità, e un piano di rientro ben costruito può recuperare l'intero saldo mantenendo intatto il rapporto. Uno fatto male rimanda soltanto il problema. Ecco come farlo nel modo giusto.
Quando proporre un piano di rientro?
Un piano di rientro ha senso quando il cliente vuole pagare ma non riesce a farlo in un'unica soluzione. Proponetelo quando:
- Il cliente riconosce il debito e non contesta la fattura.
- Ha un passato di pagamenti regolari o un motivo chiaro per l'ammanco, come il ritardo di un suo cliente.
- Il saldo è abbastanza alto da rendere irrealistico un pagamento unico.
- L'alternativa, una società di recupero o una perdita su crediti, vi costerebbe più dell'attesa.
Non proponetelo se la fattura è contestata (risolvete prima la contestazione), se il cliente è irreperibile o se ci sono segnali di insolvenza. Questi casi richiedono un'altra strada e, forse, una consulenza legale.
Quali condizioni deve includere il piano?
Mantenete una struttura abbastanza semplice da essere seguita e abbastanza ferma da essere fatta rispettare.
- Importo totale dovuto: confermate il saldo esatto, inclusi eventuali interessi o penali di mora concordati.
- Numero e importo delle rate: rate uguali sono le più facili da seguire. La maggior parte dei piani dura da tre a sei mesi; quelli più lunghi aumentano il rischio.
- Scadenze fisse: legatele al giorno di paga o al ciclo di pagamenti del cliente, ad esempio il 1° e il 15, invece di formule vaghe come fine mese.
- Metodo di pagamento: bonifico, addebito diretto o carta registrata. I pagamenti automatici riducono nettamente le rate saltate.
Chiedete un acconto
Richiedete un pagamento iniziale, di solito dal 10 al 25 per cento del saldo. Un acconto dimostra buona fede, riduce subito la vostra esposizione e dà al cliente un motivo per portare avanti il piano. Se non riesce a mettere insieme nemmeno un piccolo acconto, consideratelo un campanello d'allarme.
Mettetelo in un accordo scritto
Non affidatevi mai a una catena di e-mail o a una telefonata. Un breve accordo scritto, firmato o accettato in modo chiaro da una persona con i poteri necessari, deve indicare:
- I numeri delle fatture e il saldo totale coperto.
- L'acconto, l'importo di ogni rata e ogni data di scadenza.
- Che il debito originario resta valido e che il piano è una concessione, non uno sconto.
- Se penali o interessi sono sospesi, condonati o ancora applicabili.
- Che i nuovi ordini possono essere sospesi o richiedere il pagamento anticipato fino all'estinzione del piano.
Fatelo verificare rispetto alla normativa locale, perché le regole su interessi, spese ed esecutività variano da paese a paese.
Inserite una clausola di decadenza
La clausola di decadenza è ciò che dà forza al piano. Definite con precisione che cosa conta come inadempimento, ad esempio una rata saltata per oltre cinque-sette giorni, e che cosa succede dopo. In genere l'intero saldo residuo diventa subito esigibile, le penali condonate tornano applicabili e potete riprendere le normali azioni di recupero. Prevedete un breve periodo di tolleranza, così un singolo ritardo bancario non manda all'aria l'accordo, ma rendete chiare le conseguenze e applicatele con coerenza.
Come seguire le rate e inviare i solleciti?
La maggior parte dei piani di rientro fallisce non per cattive intenzioni, ma per uno scarso monitoraggio. Una volta firmato l'accordo, trattate ogni rata come una piccola fattura a sé:
- Registrate il calendario sul conto del cliente, così il saldo residuo è sempre visibile.
- Inviate un promemoria cordiale da tre a cinque giorni prima di ogni scadenza.
- Confermate ogni pagamento ricevuto, indicando il nuovo saldo residuo.
- Sollecitate il giorno dopo una rata saltata, non una settimana più tardi. Il contatto tempestivo distingue un intoppo da un inadempimento.
- Verificate ogni settimana tutti i piani attivi nel vostro scadenzario.
Tenete in ordine anche il resto del conto. Assicuratevi che le nuove fatture siano pagate puntualmente insieme al piano; altrimenti ingrossate soltanto la pila.
Errori comuni da evitare
- Accordi solo verbali che nessuno potrà dimostrare in seguito.
- Piani troppo lunghi, che dilatano il rischio per poco guadagno.
- Saltare l'acconto e perdere potere negoziale.
- Non applicare la clausola di decadenza, insegnando ai clienti che le date sono facoltative.
Dove il software aiuta
Fogli di calcolo e promemoria del calendario vanno bene per uno o due piani, poi iniziano a scivolare. FulcrumGrid Collection può seguire le rate di ogni piano rispetto alle fatture del cliente, inviare solleciti automatici prima di ogni scadenza e segnalare un pagamento mancato il giorno dopo, così intervenite quando è ancora facile. Non sostituisce il vostro giudizio su chi merita un piano, ma si occupa del monitoraggio ripetitivo che fa funzionare i piani.
Domande frequenti
Quanto dovrebbe durare un piano di rientro per fatture scadute?
La maggior parte dura da tre a sei mesi. I piani più brevi recuperano liquidità prima e rischiano meno; oltre un anno dovrebbe essere raro e sostenuto da un acconto maggiore o da una garanzia aggiuntiva.
Che acconto dovrei chiedere?
Un acconto dal 10 al 25 per cento del saldo è comune. Dimostra buona fede e riduce subito la vostra esposizione. Un cliente che non riesce a versare alcun acconto potrebbe non sostenere nemmeno le rate.
Devo applicare interessi o penali in un piano di rientro?
Sta a voi deciderlo, ma indicatelo chiaramente nell'accordo. Molte aziende sospendono le penali finché il piano è rispettato e le ripristinano in caso di inadempimento. Verificate le norme locali su ciò che potete addebitare.
Cosa succede se il cliente salta una rata?
Decide la clausola di decadenza. Di solito, dopo un breve periodo di tolleranza, l'intero saldo residuo diventa esigibile e riprende il normale recupero. Contattate il cliente il giorno dopo per risolvere in fretta.
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