Assumere è una delle voci di spesa più grandi di qualsiasi azienda in crescita, eppure molti team non sanno dire quanto costi davvero una singola assunzione. Il costo per assunzione è la metrica che risponde a questa domanda. Questa guida spiega la formula, svolge un esempio, avverte sui limiti dei benchmark pubblicati e propone modi pratici per abbassare il valore senza perdere in qualità.
Cos'è il costo per assunzione?
Il costo per assunzione è il costo totale medio per coprire una posizione, dal giorno in cui inizi a cercare al giorno in cui il candidato accetta. Di solito si calcola su un periodo, come un trimestre o un anno, perché un'assunzione anomala non distorca il quadro.
La formula del costo per assunzione
La formula standard è semplice:
Costo per assunzione = (costi interni di selezione + costi esterni di selezione) ÷ numero di assunzioni
La parte difficile non è la divisione, ma decidere cosa contare e poi contare sempre le stesse cose.
Costi esterni
Sono le fatture e le commissioni pagate a terzi:
- Pubblicità. Annunci sui portali di lavoro, post sponsorizzati e strumenti per la pagina carriere.
- Commissioni di agenzie e società di ricerca. Di solito una percentuale della retribuzione del primo anno.
- Screening. Verifiche dei precedenti, valutazioni e controllo delle referenze.
- Spese dei candidati. Viaggi, alloggio e supporto al trasferimento.
- Premi per segnalazione ed eventi. Pagamenti ai dipendenti, fiere del lavoro e visite nelle università.
Costi interni
Sono più difficili da vedere perché nessuno invia una fattura:
- Tempo di recruiter e HR. Stipendio e benefit di chi si occupa delle assunzioni, in proporzione al tempo dedicato.
- Tempo di intervistatori e responsabili. Ore di colloqui di screening, interviste e debriefing, valorizzate al costo orario.
- Strumenti. Il tuo sistema di gestione dei candidati e altri software di selezione.
- Amministrazione e spese generali. Pianificazione, pratiche e attività di employer branding.
Un esempio pratico
Un'azienda fa 12 assunzioni in un trimestre. I suoi costi esterni sono:
- Annunci di lavoro: 9.000 €
- Commissione dell'agenzia per un'assunzione senior: 18.000 €
- Verifiche dei precedenti e valutazioni: 2.400 €
- Premi per segnalazione: 3.000 €
- Viaggi dei candidati: 1.600 €
Fanno 34.000 € di costi esterni. I costi interni sono:
- Un recruiter dedicato solo alle assunzioni, costo pieno del trimestre: 18.000 €
- 150 ore di tempo degli intervistatori a 50 € l'ora: 7.500 €
- Software di gestione dei candidati e amministrazione HR: 4.500 €
Fanno 30.000 € interni. Il totale è 64.000 €, e 64.000 € ÷ 12 assunzioni dà un costo per assunzione di circa 5.333 €.
Nota cosa nasconde la media. L'unica assunzione tramite agenzia è costata 18.000 € di sole commissioni, mentre le altre undici sono costate molto meno. Scomporre il valore per canale, tipo di ruolo o reparto di solito insegna più del dato complessivo.
Benchmark: da usare con cautela
È allettante confrontare il proprio valore con una media pubblicata. Sii prudente. Le medie pubblicate vanno da qualche migliaio a ben oltre diecimila euro a seconda dell'indagine, e il motivo sta soprattutto nelle differenze di metodo più che in vere differenze nel modo di assumere:
- Le definizioni variano. Alcune indagini contano solo la spesa esterna, altre includono stipendi e tempo dei responsabili.
- Conta il mix di ruoli. La ricerca di un dirigente e un'assunzione in massa nel retail stanno ai due estremi.
- Settore, area geografica e dimensione aziendale spostano il valore, così come un mercato del lavoro teso o disteso.
- I campioni sono distorti. Chi risponde è spesso un'azienda più grande con una funzione di selezione strutturata.
Il benchmark più utile è il tuo. Calcolalo allo stesso modo ogni trimestre e osserva l'andamento e le differenze tra ruoli.
Come ridurre il costo per assunzione
- Monitora il costo per fonte. Scopri quali canali portano assunzioni e quali solo fatture, poi sposta il budget di conseguenza.
- Crea un programma di segnalazione. Un premio costa di solito molto meno della commissione di un'agenzia, e i segnalati spesso restano più a lungo.
- Accorcia i tempi di copertura. Ogni settimana in più di colloqui aperti costa ore di lavoro, e una scrivania vuota costa produzione.
- Snellisci i colloqui. Meno giri, più strutturati, fanno risparmiare ore senza abbassare l'asticella.
- Guarda prima all'interno. Passaggi interni e ritorno di ex dipendenti evitano gran parte di pubblicità e agenzie.
- Negozia con le agenzie. Riservale ai ruoli difficili da coprire e chiedi commissioni più basse o a scaglioni.
- Rafforza l'employer branding. Una pagina carriere chiara e descrizioni oneste attirano candidati più adatti, così ne selezioni meno di inadatti.
- Riduci il turnover. L'assunzione più economica è quella che non devi ripetere.
Un avvertimento: non inseguire un numero basso a scapito della qualità. Abbina il costo per assunzione alla qualità dell'assunzione e alla permanenza a 90 giorni, altrimenti un'assunzione economica che se ne va presto sembrerà un successo.
Rendilo un'abitudine
Per iniziare non serve un software speciale. Basta un foglio di calcolo con una riga per assunzione e l'elenco dei costi del trimestre. Se gestisci già i processi sulle persone in FulcrumGrid HR Suite, puoi tenere richieste di posizione, fonti e costi accanto agli altri dati HR, così il calcolo trimestrale richiede pochi minuti invece di una caccia tra le fatture.
Definisci i costi una volta, calcola a intervalli regolari e usa il risultato per farti domande migliori su dove va il denaro delle tue assunzioni.
Domande frequenti
Cosa include il costo per assunzione?
I costi esterni, come annunci, commissioni di agenzia, verifiche dei precedenti e viaggi, e i costi interni, come stipendi dei recruiter, tempo degli intervistatori e software di selezione. Qualunque cosa includa, mantieni la stessa definizione da un periodo all'altro.
Qual è la differenza tra costo per assunzione e costo totale dell'assunzione?
I termini sono spesso usati come sinonimi. Il costo per assunzione è una media: spesa totale di selezione divisa per il numero di assunzioni. Il costo totale dell'assunzione può includere anche inserimento, formazione e tempo per arrivare a piena produttività.
Ogni quanto devo calcolare il costo per assunzione?
Ogni trimestre va bene per la maggior parte delle aziende, con una verifica annuale dell'andamento. I team molto piccoli che assumono di rado ottengono un valore più stabile calcolando una volta l'anno.
Un costo per assunzione più basso è sempre meglio?
No. Un valore basso può significare che tagli sullo screening o che offri troppo poco per attirare candidati validi. Leggilo insieme a qualità dell'assunzione, tempi di copertura e permanenza iniziale.
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