Le recrutement est l'un des plus gros postes de dépense d'une entreprise en croissance, et pourtant beaucoup d'équipes ne savent pas ce que coûte réellement une embauche. Le coût par recrutement est l'indicateur qui y répond. Ce guide explique la formule, déroule un exemple chiffré, met en garde contre les limites des repères publiés et propose des moyens concrets de faire baisser le chiffre sans sacrifier la qualité.
Qu'est-ce que le coût par recrutement ?
Le coût par recrutement est le coût total moyen pour pourvoir un poste, du jour où vous commencez à chercher au jour où le candidat accepte. On le calcule en général sur une période, un trimestre ou une année, pour qu'une embauche atypique ne fausse pas le tableau.
La formule du coût par recrutement
La formule de référence est simple :
Coût par recrutement = (coûts de recrutement internes + coûts de recrutement externes) ÷ nombre d'embauches
La difficulté n'est pas la division. C'est de décider ce que l'on compte, puis de compter les mêmes éléments à chaque fois.
Les coûts externes
Ce sont les factures et honoraires payés à des tiers :
- La publicité. Annonces sur les sites d'emploi, publications sponsorisées et outils de page carrière.
- Les honoraires de cabinets et de chasseurs de têtes. Généralement un pourcentage du salaire de la première année.
- La présélection. Vérifications d'antécédents, évaluations et prises de références.
- Les frais des candidats. Déplacements, hébergement et aide à la mobilité.
- Les primes de cooptation et les événements. Primes versées aux salariés, salons et visites de campus.
Les coûts internes
Ils sont plus difficiles à voir, car personne n'envoie de facture :
- Le temps des recruteurs et des RH. Salaire et avantages des personnes qui recrutent, au prorata du temps passé.
- Le temps des intervieweurs et des managers. Heures d'appels de présélection, d'entretiens et de débriefs, valorisées à leur coût horaire.
- Les outils. Votre logiciel de suivi des candidatures et les autres solutions de recrutement.
- L'administratif et les frais généraux. Planification, paperasse et travail de marque employeur.
Un exemple chiffré
Une entreprise réalise 12 embauches en un trimestre. Ses coûts externes sont les suivants :
- Annonces d'emploi : 9 000 €
- Honoraires de cabinet pour une embauche senior : 18 000 €
- Vérifications d'antécédents et évaluations : 2 400 €
- Primes de cooptation : 3 000 €
- Déplacements des candidats : 1 600 €
Soit 34 000 € de coûts externes. Ses coûts internes sont :
- Un recruteur dédié au recrutement, coût complet sur le trimestre : 18 000 €
- 150 heures d'intervieweurs à 50 € de l'heure : 7 500 €
- Logiciel de suivi des candidatures et administratif RH : 4 500 €
Soit 30 000 € en interne. Le total atteint 64 000 €, et 64 000 € ÷ 12 embauches donnent un coût par recrutement d'environ 5 333 €.
Remarquez ce que la moyenne cache. La seule embauche via un cabinet a coûté 18 000 € d'honoraires à elle seule, alors que les onze autres ont coûté bien moins. Ventiler le chiffre par canal, par type de poste ou par service en apprend généralement plus que le chiffre global.
Les repères : à manier avec précaution
Il est tentant de comparer son chiffre à une moyenne publiée. Soyez prudent. Les moyennes publiées vont de quelques milliers à bien plus de dix mille euros selon l'étude, et cela tient surtout à des différences de méthode plus qu'à de vraies différences de recrutement :
- Les définitions varient. Certaines études ne comptent que les dépenses externes, d'autres incluent salaires et temps des managers.
- Le mix de postes compte. Une recherche de dirigeant et une embauche en volume dans le commerce se situent aux deux extrémités.
- Le secteur, la région et la taille de l'entreprise font tous varier le chiffre, tout comme un marché du travail tendu ou détendu.
- Les échantillons sont biaisés. Les répondants sont souvent de grandes entreprises dotées d'une fonction recrutement structurée.
Le meilleur repère est le vôtre. Calculez-le de la même façon chaque trimestre et surveillez la tendance et les écarts entre postes.
Comment réduire le coût par recrutement
- Suivez le coût par source. Repérez les canaux qui produisent des embauches et ceux qui ne produisent que des factures, puis réaffectez le budget.
- Mettez en place la cooptation. Une prime coûte en général bien moins qu'un cabinet, et les recrues cooptées restent souvent plus longtemps.
- Raccourcissez les délais de recrutement. Chaque semaine d'entretiens en plus coûte du temps de travail, et un poste vide coûte de la production.
- Simplifiez les entretiens. Moins de tours, mieux structurés, font gagner des heures sans abaisser le niveau d'exigence.
- Regardez d'abord en interne. La mobilité interne et le retour d'anciens salariés évitent l'essentiel de la publicité et des honoraires.
- Négociez avec les cabinets. Réservez-les aux postes difficiles à pourvoir et demandez des honoraires réduits ou dégressifs.
- Soignez votre marque employeur. Une page carrière claire et des offres honnêtes attirent des candidats plus adaptés, donc moins de profils inadaptés à trier.
- Réduisez le turnover. L'embauche la moins chère est celle qu'on n'a pas à refaire.
Un avertissement : ne courez pas après un chiffre bas au détriment de la qualité. Associez le coût par recrutement à la qualité de l'embauche et à la rétention à 90 jours, sinon une recrue peu coûteuse qui part vite passera pour une réussite.
En faire une habitude
Nul besoin d'un logiciel spécifique pour commencer. Un tableur avec une ligne par embauche et la liste de vos coûts du trimestre suffit. Si vous gérez déjà vos processus RH dans FulcrumGrid HR Suite, vous pouvez conserver demandes de recrutement, sources et coûts avec le reste de vos données RH : le calcul trimestriel se fait alors en quelques minutes plutôt qu'en fouillant dans les factures.
Définissez vos coûts une fois, calculez à intervalles réguliers et servez-vous du résultat pour mieux comprendre où va l'argent de vos recrutements.
Questions fréquentes
Qu'inclut le coût par recrutement ?
Les coûts externes, comme les annonces, les honoraires de cabinet, les vérifications d'antécédents et les déplacements, et les coûts internes, comme les salaires des recruteurs, le temps des intervieweurs et les logiciels de recrutement. Quoi que vous incluiez, gardez la même définition d'une période à l'autre.
Quelle différence entre coût par recrutement et coût d'embauche total ?
Les deux termes sont souvent employés l'un pour l'autre. Le coût par recrutement est une moyenne : dépenses totales de recrutement divisées par le nombre d'embauches. Le coût d'embauche total peut aussi inclure l'intégration, la formation et la montée en compétence.
À quelle fréquence calculer le coût par recrutement ?
Chaque trimestre convient à la plupart des entreprises, avec un bilan annuel de la tendance. Les très petites équipes qui recrutent peu obtiennent un chiffre plus stable en calculant une fois par an.
Un coût par recrutement plus bas est-il toujours meilleur ?
Non. Un chiffre bas peut signifier que vous bâclez la présélection ou que vous payez trop peu pour attirer de bons candidats. Lisez-le avec la qualité de l'embauche, le délai de recrutement et la rétention des premiers mois.
FulcrumGrid HR Suite
Sachez ce que coûte vraiment chaque embauche
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