Todo negocio que vende a crédito acaba encontrándose con un cliente que nunca paga. Si esperas a que ocurra para registrar la pérdida, tu beneficio parece mejor de lo que es. La provisión para cuentas incobrables lo resuelve estimando la pérdida por adelantado. Estas preguntas y respuestas explican cómo funciona y cómo calcularla con una simple hoja de cálculo.
¿Qué es la provisión para cuentas incobrables?
Es una cuenta compensatoria del activo que se coloca junto a las cuentas por cobrar en el balance. Recoge tu mejor estimación de las facturas que no vas a cobrar. Las cuentas por cobrar menos la provisión dan el importe neto que realmente esperas recibir. Como la estimación se registra en el mismo periodo que la venta, ni tus ingresos ni tus activos quedan inflados.
¿Qué métodos puedes usar?
Hay dos habituales. El método por antigüedad parte del saldo de cuentas por cobrar, y el método de porcentaje sobre ventas parte de la cuenta de resultados. La mayoría de los negocios pequeños elige uno, lo documenta y lo mantiene.
¿Cómo funciona el método por tramos de antigüedad?
Agrupa las facturas abiertas según su retraso y aplica a cada grupo un porcentaje de pérdida basado en tu propio historial. Las facturas más antiguas tienen menos probabilidad de cobrarse, así que el porcentaje sube con la edad. Un ejemplo con números:
- Aún no vencidas: 60.000 $ al 1 % = 600 $
- De 1 a 30 días de retraso: 20.000 $ al 3 % = 600 $
- De 31 a 60 días de retraso: 10.000 $ al 10 % = 1.000 $
- Más de 60 días de retraso: 5.000 $ al 30 % = 1.500 $
Las cuentas por cobrar suman 95.000 $ y la provisión necesaria es de 3.700 $. Si la provisión ya tiene un saldo acreedor de 1.200 $, solo añades 2.500 $ en este periodo para llegar al objetivo. Tus porcentajes deben salir de tus propios datos: mira qué proporción de las facturas de cada tramo no se cobró nunca en los últimos dos o tres años.
¿Cómo funciona el método de porcentaje sobre ventas?
Multiplica las ventas a crédito del periodo por el porcentaje que históricamente se ha perdido. Si este trimestre vendiste 400.000 $ a crédito y el 1,2 % de las ventas a crédito pasadas no se cobró, el gasto por deudas incobrables es de 4.800 $. Es rápido y relaciona el gasto con los ingresos, pero ignora el estado actual de tus cuentas por cobrar, por lo que conviene contrastarlo con un informe de antigüedad.
¿Cuál es el asiento contable?
En palabras: cargas el gasto por deudas incobrables y abonas la provisión para cuentas incobrables por el importe de la estimación. El gasto reduce el beneficio de este periodo y el abono rebaja las cuentas por cobrar netas en el balance. Con el método por antigüedad, el importe es la diferencia entre la provisión objetivo y el saldo que ya existe. Con el porcentaje sobre ventas, es el importe calculado.
¿Cada cuánto conviene revisarla?
Revísala cada trimestre y al cierre del año antes de cerrar los libros. Cada vez, vuelve a generar el informe de antigüedad, compara la provisión con lo que realmente ocurrió y ajusta los porcentajes si los clientes pagan más rápido o más despacio que antes. Revísala también cuando algo cambie: un cliente grande con problemas, nuevas condiciones de pago, un cambio en la economía o un canal de venta nuevo. Si las pérdidas reales se alejan siempre de tu estimación, los porcentajes están mal, no es mala suerte.
¿En qué se diferencia de dar de baja una cuenta?
La provisión es una estimación que haces antes de saber qué clientes no pagarán. La baja ocurre cuando se confirma que una factura concreta es incobrable. En ese momento cargas la provisión y abonas las cuentas por cobrar por el importe de esa factura. No se registra un gasto nuevo, porque el coste ya se contabilizó al crear la provisión, y las cuentas por cobrar netas no cambian. Si el cliente paga más tarde, revierte la baja y registra el cobro.
¿Qué errores conviene evitar?
- Usar un porcentaje único para todo. Una factura de 90 días y otra que vence la semana próxima no tienen el mismo riesgo.
- No actualizar nunca los porcentajes. Las tasas de hace tres años pueden no reflejar a tus clientes de hoy.
- Registrar la baja como gasto. Eso cuenta la misma pérdida dos veces.
- Ignorar una cuenta grande. Un cliente muy arriesgado puede provisionarse de forma individual en lugar de usar la tasa de su tramo.
- Descuidar la gestión de cobro. Una buena provisión es una red de seguridad, no un sustituto de reclamar el pago.
¿Por dónde empezar?
Exporta tus facturas abiertas, agrúpalas por antigüedad, calcula la tasa de pérdida histórica de cada tramo y registra el primer asiento. Después, pon una revisión trimestral recurrente en tu calendario. La mejor forma de mantener pequeña la provisión es cobrar más rápido, y Collection (FulcrumGrid) puede ayudarte reuniendo en un solo lugar las facturas vencidas, los recordatorios de seguimiento y las fechas de pago prometidas, de modo que tu informe de antigüedad salga más limpio desde el principio.
Preguntas frecuentes
¿La provisión para cuentas incobrables es un activo o un pasivo?
Es una cuenta compensatoria del activo. Tiene saldo acreedor y se resta de las cuentas por cobrar, de modo que reduce tus activos totales en lugar de aparecer como una deuda.
¿Qué porcentaje uso para cada tramo de antigüedad?
Usa tu propio historial. Calcula qué proporción de las facturas de cada tramo no se cobró en los últimos dos o tres años y ajústala según los cambios conocidos en clientes o condiciones.
¿Una baja vuelve a reducir el beneficio?
No. El gasto se registró al crear la provisión. La baja solo saca el importe de la provisión y de las cuentas por cobrar a la vez.
¿Puedo combinar el método por antigüedad y el de porcentaje sobre ventas?
Sí. Muchos negocios usan el porcentaje sobre ventas para estimaciones mensuales rápidas y el método por antigüedad cada trimestre como control, y ajustan la provisión al resultado por antigüedad.
FulcrumGrid Collection
Cobra más rápido y provisiona menos
Collection (FulcrumGrid) reúne facturas vencidas, seguimientos y promesas de pago en un solo lugar, para que menos cuentas por cobrar envejezcan hasta ser dudosas.