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¿Cómo gestionar las solicitudes de referencias de un antiguo empleado?

Preguntas y respuestas para dueños de pequeñas empresas: qué informar, por qué importan el consentimiento escrito y un único contacto, y qué conviene evitar decir.

19 de octubre de 2026 · 6 min de lectura

Tarde o temprano llega la llamada o el correo: «Estamos valorando contratar a una persona que trabajó con ustedes. ¿Nos pueden contar cómo fue trabajar con ella?» En una pequeña empresa sin departamento de recursos humanos, es fácil responder al momento, con cariño y franqueza, y igual de fácil arrepentirse después. Estas preguntas y respuestas explican cómo tratar las solicitudes de referencias con calma y coherencia. Es una orientación general, no asesoramiento jurídico. Las normas varían según el país, así que consulta la normativa local o pregunta a un abogado laboralista ante cualquier caso inusual.

¿Por qué necesitas una política de referencias?

Sin ella, cada responsable contesta a su manera. Uno elogia a un amigo sin medida, otro calla sobre alguien que lo pasó mal y un tercero cuenta detalles que nunca debieron salir de la empresa. La incoherencia es lo que genera el riesgo: un antiguo empleado que se entera de que otros recibieron referencias más cálidas puede preguntar con razón por qué. Una política escrita y breve hace que la respuesta sea siempre la misma y protege tanto a la empresa como a la persona de la que se habla.

¿Qué se puede revelar con seguridad?

Lo más seguro es una referencia neutral limitada a hechos que puedas comprobar con tus registros:

• Fechas de empleo. Inicio y fin de la relación laboral.
• Puesto. Y, si ayuda, las funciones principales en una o dos frases.
• Posibilidad de recontratación. Opcional. Un simple «sí» o «no» puede valer si lo aplicas a todos, pero muchas empresas lo omiten porque un «no» genera preguntas.

El salario, los motivos de salida, las evaluaciones de desempeño, las sanciones, la salud, la situación familiar y todo lo personal quedan fuera, salvo que el antiguo empleado te pida compartirlo y la ley lo permita. En caso de duda, di menos.

¿Hace falta consentimiento por escrito?

Para todo lo que vaya más allá de las fechas y el puesto, sí, consíguelo por escrito. Basta una nota breve firmada o un correo del antiguo empleado, siempre que indique quién puede preguntar, qué puedes compartir y, idealmente, durante cuánto tiempo. Algunos empleadores recogen el consentimiento en la documentación de salida para tenerlo ya archivado. Sin consentimiento, limítate a confirmar lo básico, y en algunos países incluso eso requiere cautela, así que sigue las normas locales.

¿Quién debería responder a las solicitudes de referencias?

Elige un único punto de contacto, como el propietario, una persona de recursos humanos o el responsable de administración, y avisa a todo el equipo. Los demás siguen una sola regla: no responder, anotar nombre, empresa y teléfono, y pasar la solicitud. Así evitas charlas bienintencionadas junto a la cafetera, respuestas informales por mensajería y comentarios en redes sociales. Antes de compartir nada, comprueba que quien llama es quien dice ser, devolviendo la llamada por la centralita de su empresa y no al número que te dieron.

¿Qué conviene evitar decir?

• Opiniones y chismes. «Complicado», «vago» o «encaja de maravilla en nuestra cultura» son juicios, no hechos.
• Especulaciones. Nunca adivines por qué se fue alguien ni qué hará después.
• Todo lo que no puedas respaldar. Si no consta en un documento, un registro o una evaluación, déjalo fuera.
• Datos privados o protegidos. Salud, embarazo, edad, religión, quejas o litigios.
• Comentarios «extraoficiales». No existen: todo lo que se dice puede repetirse.

El riesgo legal suele estar en la difamación, es decir, una afirmación falsa que daña la reputación de alguien, aunque una referencia dada con honestidad y sin mala intención suele estar mejor protegida. El elogio exagerado también es arriesgado: si ocultas problemas graves y el siguiente empleador sufre un perjuicio, podrías tener que dar explicaciones. Ceñirte a hechos comprobados evita ambos problemas.

¿Cómo dar una buena referencia a quien se va en buenos términos?

Ser neutral por defecto no significa ser frío. Cuando se marcha una persona valiosa, puedes ofrecerle una carta de recomendación firmada, exacta y concreta: fechas, puesto, responsabilidades y dos o tres fortalezas tangibles, como «gestionó nuestras relaciones con proveedores y redujo en un tercio los retrasos de entrega». Acuerda el texto con la persona antes de que se vaya, entrégale copias e indica en la carta si habla en nombre de la empresa o solo a título personal de quien la firma. Una carta ya entregada también reduce las llamadas que recibirás más adelante.

¿Qué conviene documentar?

Lleva un registro sencillo de cada solicitud: la fecha, quién preguntó y por cuál empresa, si el consentimiento estaba archivado, qué se compartió y quién respondió. Guárdalo con el expediente de la persona, limita quién puede verlo y elimínalo según tus plazos de conservación. Si algún día surge un conflicto, un registro claro de un proceso coherente es tu mejor protección.

Una política neutral, consentimiento escrito, una sola voz y un registro breve: es todo lo que la mayoría de las pequeñas empresas necesita para gestionar las referencias con justicia y tranquilidad.

Preguntas frecuentes

¿Estamos obligados por ley a dar una referencia?

En muchos lugares no, salvo que lo establezca un contrato o la ley local. Algunos países exigen un certificado básico de empleo. Consulta la normativa local y, sea cual sea tu enfoque, aplícalo a todos por igual.

¿Podemos negarnos a dar una referencia?

Normalmente sí, y limitarse a confirmar fechas y puesto es una práctica habitual y bien aceptada. Sé coherente y no señales a una persona concreta.

¿Y si el antiguo empleado se fue en malos términos?

Cíñete a los mismos datos neutrales que darías a cualquiera: fechas y puesto. No añadas advertencias ni insinuaciones. Si tienes dudas, pide asesoramiento antes de responder.

¿Puede un jefe dar una referencia personal?

Solo si tu política lo permite. En ese caso debe dejar claro que es una opinión personal y no de la empresa, y limitarse a lo que vio directamente. Muchas pequeñas empresas canalizan todo a través de un único contacto.

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