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¿Cómo calcular el coste por contratación y reducirlo?

El coste por contratación es el gasto total de selección dividido entre las contrataciones hechas. Fórmula, ejemplo práctico, límites de los benchmarks y formas de reducirlo.

14 de octubre de 2026 · 6 min de lectura

Contratar es una de las mayores partidas de gasto de cualquier empresa en crecimiento, y aun así muchos equipos no saben decir cuánto cuesta realmente una contratación. El coste por contratación es la métrica que lo responde. Esta guía explica la fórmula, desarrolla un ejemplo, advierte de los límites de los benchmarks publicados y propone formas prácticas de bajar la cifra sin perjudicar la calidad.

¿Qué es el coste por contratación?

El coste por contratación es el coste total medio de cubrir un puesto, desde el día en que empiezas a buscar hasta el día en que el candidato acepta. Se calcula normalmente sobre un periodo, como un trimestre o un año, para que una contratación atípica no distorsione la imagen.

La fórmula del coste por contratación

La fórmula estándar es sencilla:

Coste por contratación = (costes internos de selección + costes externos de selección) ÷ número de contrataciones

Lo difícil no es la división, sino decidir qué contar y contar siempre lo mismo.

Costes externos

Son las facturas y honorarios que pagas a terceros:

• Publicidad. Anuncios en portales de empleo, publicaciones patrocinadas y herramientas de la página de empleo.
• Honorarios de agencias y búsqueda de ejecutivos. Suelen ser un porcentaje del salario del primer año.
• Cribado. Comprobación de antecedentes, evaluaciones y verificación de referencias.
• Gastos de los candidatos. Viajes, alojamiento y ayuda para la reubicación.
• Bonos por recomendación y eventos. Pagos a empleados, ferias de empleo y visitas a universidades.

Costes internos

Son más difíciles de ver porque nadie envía una factura por ellos:

• Tiempo de reclutadores y de RR. HH. Salario y beneficios de quienes contratan, en proporción al tiempo que dedican a ello.
• Tiempo de entrevistadores y mánagers. Horas de llamadas de cribado, entrevistas y reuniones de valoración, a su coste por hora.
• Herramientas. Tu sistema de seguimiento de candidatos y otro software de selección.
• Administración y gastos generales. Agendas, papeleo y trabajo de marca empleadora.

Un ejemplo práctico

Una empresa hace 12 contrataciones en un trimestre. Sus costes externos son:

• Anuncios de empleo: 9.000 €
• Honorarios de agencia por una contratación sénior: 18.000 €
• Comprobación de antecedentes y evaluaciones: 2.400 €
• Bonos por recomendación: 3.000 €
• Viajes de candidatos: 1.600 €

Son 34.000 € de costes externos. Sus costes internos son:

• Un reclutador dedicado solo a contratar, coste total del trimestre: 18.000 €
• 150 horas de entrevistadores a 50 € la hora: 7.500 €
• Software de seguimiento de candidatos y administración de RR. HH.: 4.500 €

Son 30.000 € internos. El total es 64.000 €, y 64.000 € ÷ 12 contrataciones dan un coste por contratación de unos 5.333 €.

Fíjate en lo que oculta la media. La única contratación por agencia costó 18.000 € solo en honorarios, mientras que las otras once costaron mucho menos. Desglosar la cifra por canal, tipo de puesto o departamento suele enseñar más que el dato global.

Benchmarks: úsalos con cuidado

Es tentador comparar tu cifra con una media publicada. Ten cuidado. Las medias publicadas van de unos pocos miles a bastante más de diez mil euros según el estudio, y la razón suele ser la diferencia de método más que diferencias reales al contratar:

• Las definiciones difieren. Algunos estudios cuentan solo el gasto externo; otros incluyen salarios y tiempo de los mánagers.
• Importa la mezcla de puestos. La búsqueda de un directivo y una contratación masiva en comercio están en extremos opuestos.
• El sector, la región y el tamaño de la empresa mueven la cifra, igual que un mercado laboral tenso o holgado.
• Las muestras están sesgadas. Los encuestados suelen ser empresas grandes con una función de selección formal.

El benchmark más útil es el tuyo. Calcúlalo igual cada trimestre y observa la tendencia y las diferencias entre puestos.

Cómo reducir el coste por contratación

• Mide el coste por fuente. Descubre qué canales traen contrataciones y cuáles solo facturas, y reparte el presupuesto en consecuencia.
• Crea un programa de recomendaciones. Un bono suele costar mucho menos que los honorarios de una agencia, y los recomendados suelen quedarse más tiempo.
• Acorta el tiempo de cobertura. Cada semana extra de entrevistas abiertas cuesta horas de trabajo, y un puesto vacío cuesta producción.
• Simplifica las entrevistas. Menos rondas, más estructuradas, ahorran horas sin bajar el listón.
• Mira primero dentro. Los traslados internos y la vuelta de antiguos empleados evitan buena parte de la publicidad y de las agencias.
• Negocia con las agencias. Resérvalas para puestos difíciles de cubrir y pide honorarios menores o escalonados.
• Refuerza tu marca empleadora. Una página de empleo clara y descripciones honestas atraen candidatos más adecuados, así que criblas a menos personas poco indicadas.
• Reduce la rotación. La contratación más barata es la que no hay que repetir.

Una advertencia: no persigas una cifra baja a costa de la calidad. Combina el coste por contratación con la calidad de la contratación y la permanencia a 90 días; de lo contrario, una contratación barata que se va pronto parecerá un éxito.

Conviértelo en un hábito

No necesitas software especial para empezar. Basta una hoja de cálculo con una fila por contratación y una lista de tus costes del trimestre. Si ya gestionas los procesos de personas en FulcrumGrid HR Suite, puedes guardar solicitudes de vacante, fuentes y costes junto al resto de tus datos de RR. HH., y el cálculo trimestral lleva minutos en lugar de una búsqueda entre facturas.

Define tus costes una vez, calcula con regularidad y usa el resultado para preguntarte mejor adónde va el dinero de tus contrataciones.

Preguntas frecuentes

¿Qué incluye el coste por contratación?

Los costes externos, como anuncios, honorarios de agencia, comprobación de antecedentes y viajes, y los internos, como salarios de reclutadores, tiempo de entrevistadores y software de selección. Incluyas lo que incluyas, mantén la misma definición de un periodo a otro.

¿Qué diferencia hay entre coste por contratación y coste total de contratar?

Los términos suelen usarse como sinónimos. El coste por contratación es una media: gasto total de selección dividido entre el número de contrataciones. El coste total de contratar puede incluir además la incorporación, la formación y el tiempo hasta alcanzar el rendimiento pleno.

¿Con qué frecuencia debo calcular el coste por contratación?

Cada trimestre sirve para la mayoría de las empresas, con una revisión anual de la tendencia. Los equipos muy pequeños que contratan poco obtienen una cifra más estable si calculan una vez al año.

¿Un coste por contratación más bajo es siempre mejor?

No. Una cifra baja puede indicar que recortas en el cribado o que pagas poco para atraer a buenos candidatos. Léela junto con la calidad de la contratación, el tiempo de cobertura y la permanencia inicial.

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